Rechnung schreiben – kostenlos online, als PDF

In fünf Schritten zur fertigen Rechnung

Die Vorlage oben ist mit einem Beispiel gefüllt: die Wartung eines Kaffeevollautomaten in einem Büro, mit zwei Ersatzteilen und einer Anfahrtspauschale. Ersetzen Sie die Werte durch Ihre eigenen oder leeren Sie das Beispiel mit einem Klick.

1. Ihre Daten eintragen: Name oder Firma, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung und auf Wunsch ein Logo. Diese Angaben speichert die Vorlage als Profil in Ihrem Browser und setzt sie bei jeder neuen Rechnung wieder ein.
2. Empfänger angeben: vollständiger Name und Anschrift Ihres Kunden, bei Firmen mit Rechtsform, also etwa „Bergmann Steuerbüro GmbH“ statt nur „Herr Bergmann“.
3. Nummer und Daten prüfen: Die Rechnungsnummer wird automatisch hochgezählt, zum Beispiel RE-2026-001. Rechnungsdatum und Leistungsdatum setzen Sie selbst, die Fälligkeit ergibt sich aus dem Zahlungsziel.
4. Positionen erfassen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag rechnet die Vorlage für jeden Steuersatz getrennt aus.
5. PDF speichern und versenden: Das PDF ist als Geschäftsbrief nach DIN 5008 aufgebaut, passt in einen Fensterumschlag und lässt sich ebenso gut per E-Mail verschicken.

Die kleine Checkliste „Pflichtangaben“ zeigt Ihnen während des Ausfüllens, welche Angabe noch fehlt. Sie blockiert nichts, sie erinnert nur – so übersehen Sie keine Angabe, auch wenn Sie zwischendurch unterbrochen werden.

Was auf jede Rechnung gehört

Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, legt § 14 Abs. 4 UStG fest. Für eine Rechnung über 250 € mit ausgewiesener Umsatzsteuer – wie das Beispiel oben – sind das die folgenden Punkte:

Der Gesamtbetrag im Beispiel liegt damit bei 322,49 €. Wurde vorab Skonto oder ein Rabatt vereinbart, gehört auch dieser Hinweis auf die Rechnung. Eine Unterschrift steht dagegen nicht auf der Liste – eine Rechnung muss nicht unterschrieben sein.

Welche Vorlage passt zu Ihrer Situation?

Nicht jede Rechnung braucht alle Angaben. Je nachdem, wer Sie sind und wie hoch der Betrag ist, gelten andere Regeln:

• Kleinunternehmer: keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Die passende Vorlage mit fertigem Hinweistext finden Sie bei der Kleinunternehmer-Rechnung.
• Privatperson ohne Gewerbe: Sie dürfen eine Rechnung schreiben, weisen aber keine Umsatzsteuer aus und brauchen keine Steuernummer. Mehr zur Rechnung als Privatperson.
• Freiberufler und Freelancer: Es gelten dieselben Pflichtangaben wie für Gewerbetreibende. Wie Sie Stunden und Leistungszeiträume abrechnen, zeigt die Rechnung für Freiberufler.
• Beträge bis 250 € brutto: Hier genügt eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung – ohne Empfänger, ohne Rechnungsnummer.
• Sofort bar bezahlt: Ein Vermerk auf der Rechnung macht die separate Quittung überflüssig. Die Formulierungen finden Sie bei der Rechnung bei Barzahlung.

Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Zahlungsziel

Rechnungsnummer: Jede Nummer darf es nur einmal geben. Eine lückenlose Folge verlangt das Gesetz nicht, Buchstaben und Ziffern dürfen Sie kombinieren, und eigene Nummernkreise pro Jahr sind erlaubt. Bewährt hat sich ein Schema wie RE-2026-001, RE-2026-002 – daran erkennen Sie sofort Jahr und Reihenfolge.

Leistungsdatum: Es ist Pflicht, auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei längeren Aufträgen geben Sie einen Zeitraum oder den Kalendermonat an.

Zahlungsziel: Es ist keine Pflichtangabe. Steht nichts auf der Rechnung und wurde nichts anderes vereinbart, ist der Betrag sofort fällig. Ein klares Datum hilft trotzdem – Ihrem Kunden beim Bezahlen und Ihnen beim Nachfassen. Wer seinen Kunden einen Anreiz zum schnellen Zahlen geben möchte, vereinbart Skonto und schreibt es ausdrücklich auf die Rechnung:

PDF, Papier oder E-Rechnung?

Die Vorlage erzeugt ein PDF. Rechtlich ist das eine „sonstige Rechnung“ und keine E-Rechnung: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD, den Software automatisch auslesen kann. Für viele Fälle bleibt das PDF aber weiterhin erlaubt:

• An Privatkunden: PDF oder Papier, ohne zeitliche Grenze.
• An Unternehmen in Deutschland: PDF mit Zustimmung des Empfängers für Umsätze bis Ende 2026. Für Umsätze im Jahr 2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 ist zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung Pflicht.
• Als Kleinunternehmer und bei Rechnungen bis 250 €: weiterhin PDF oder Papier.
• An Kunden im Ausland: Die E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind.

Empfangen müssen alle Unternehmer in Deutschland E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025 können – auch Kleinunternehmer.

Ihre Daten bleiben bei Ihnen

Rechnungsheft braucht kein Konto und schickt Ihre Eingaben an keinen Server. Profil, Entwürfe und Nummernzähler liegen im Speicher Ihres Browsers. Das hat einen Haken: Wer den Browserverlauf löscht, löscht auch die Entwürfe. Speichern Sie deshalb jede fertige Rechnung als PDF in einem eigenen Ordner – der Browser ist kein Archiv.

Ausgestellte Rechnungen müssen Unternehmer acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Oktober 2026 bewahren Sie also bis Ende 2034 auf.

Hinterlegen Sie in Ihrem Profil eine IBAN, druckt die Vorlage bei Rechnungen in Euro einen GiroCode auf das PDF. Ihr Kunde scannt ihn mit seiner Banking-App, und Empfänger, Betrag und Verwendungszweck sind schon ausgefüllt. Das erspart Ihrem Kunden das Abtippen der IBAN und Ihnen Überweisungen ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck.