Wann Sie eine Quittung brauchen
Eine Quittung bestätigt schriftlich, dass Sie eine Zahlung erhalten haben. Wer Geld bekommt, muss auf Verlangen des Zahlenden eine Quittung ausstellen – so steht es in § 368 BGB. Das gilt für Privatleute genauso wie für Unternehmen.
Typische Anlässe sind Barzahlungen ohne Kassenbon: die Rückzahlung eines privaten Darlehens, Geld für eine Nachbarschaftshilfe, ein Zuschuss innerhalb der Familie oder der Kaufpreis bei einem Verkauf von privat. Das Beispiel oben zeigt den ersten Fall: Eine Freundin zahlt 1.250 € zurück, die sie im März geliehen hat. Die Vorlage schreibt den Betrag in Worten aus, ergänzt Ort und Datum und setzt ein Feld für Ihre Unterschrift darunter.
So füllen Sie die Vorlage aus
- Unter „Ihre Daten“ tragen Sie sich als Empfänger des Geldes ein.
- Darunter folgt die Person, die bezahlt hat.
- Geben Sie den Betrag ein – die Worte erscheinen automatisch.
- Beschreiben Sie den Zweck so genau, dass auch ein Dritter ihn versteht.
- Prüfen Sie Ort und Datum der Zahlung.
- Speichern Sie das PDF oder drucken Sie direkt. Unterschreiben Sie erst, wenn das Geld gezählt ist.
Bekommen Sie Geld für eine Leistung, etwa für Hilfe im Haushalt oder im Garten, bestätigt die Quittung nur die Zahlung. Wie Sie solche Leistungen abrechnen und wann das steuerlich zählt, lesen Sie bei der Rechnung als Privatperson.
Für bestimmte Situationen gibt es eigene Vorlagen mit passenden Formulierungen: die Quittung für einen Privatverkauf und die Quittung für die Mietkaution.
Was auf eine Quittung gehört
Das Gesetz schreibt für private Quittungen keine festen Bestandteile vor. Damit der Beleg später als Nachweis taugt, haben sich diese Angaben bewährt:
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Betrag in Ziffern | Der eigentliche Inhalt der Quittung |
| Betrag in Worten | Erschwert nachträgliche Änderungen der Zahl |
| Name des Zahlenden | Wer hat bezahlt? |
| Name und Anschrift des Empfängers | Wer hat das Geld bekommen? |
| Zweck | Wofür wurde gezahlt – möglichst genau |
| Ort und Datum | Wann und wo das Geld übergeben wurde |
| Unterschrift des Empfängers | Bestätigt den Erhalt |
Beim Zweck lohnt sich Genauigkeit. „Rückzahlung Darlehen“ lässt offen, ob es eine Rate oder die ganze Summe war. „Rückzahlung Privatdarlehen vom 15.03.2026 (vollständig)“ beendet jede spätere Diskussion.
Wer unterschreibt, wer bekommt das Original?
Unterschreiben muss immer, wer das Geld erhalten hat – also der Empfänger. Das Original bekommt der Zahlende, denn für ihn ist die Quittung der Beweis, dass er bezahlt hat. Der Empfänger behält eine Kopie oder das gespeicherte PDF.
Am einfachsten drucken Sie die Quittung zweimal aus und unterschreiben beide Exemplare. Zählen Sie das Geld vor der Unterschrift nach: Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie den vollen Betrag.
Betrag in Worten und Cent-Beträge
Der Betrag in Worten ist nicht vorgeschrieben, aber nützlich: Aus „1.250,00 €“ wird mit einem Strich schnell „7.250,00 €“, aus dem ausgeschriebenen Betrag nicht. Die Vorlage erzeugt die Worte automatisch, auch für Cent-Beträge. Üblich ist die Form „zweihundertvierzig Euro und fünfzig Cent“.
Brauchen Sie einen ausformulierten Text, etwa für eine handschriftliche Quittung, können Sie diese Bausteine übernehmen:
Quittung oder Rechnung?
Eine Rechnung fordert zur Zahlung auf, eine Quittung bestätigt die Zahlung. Für Privatleute ist die Quittung meist das Richtige, wenn Geld bar übergeben wurde.
Für Unternehmer ist die Grenze anders gezogen: Jedes Dokument, mit dem eine Leistung abgerechnet wird, gilt umsatzsteuerlich als Rechnung – auch eine Quittung. Bis 250 € brutto braucht sie deshalb die Angaben einer Kleinbetragsrechnung, darunter den Steuersatz oder den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Über 250 € gelten alle Pflichtangaben einer Rechnung. Dann ist es einfacher, gleich eine Rechnung mit Barzahlungsvermerk zu schreiben.
Als Kleinunternehmer stellen Sie in der Vorlage „Absender ist“ auf „Unternehmen / Selbstständig“ und aktivieren die Kleinunternehmer-Option. Dann steht der Hinweis nach § 19 UStG automatisch auf der Quittung.
Sonderfälle aus der Praxis
- Höchstbetrag: Für die Quittung selbst gibt es keinen Höchstbetrag. Bei großen Summen ist eine Überweisung allerdings der sicherere Nachweis.
- Handschriftlich: Eine handschriftliche Quittung ist genauso gültig wie eine gedruckte. Wichtig sind lesbare Angaben und die Unterschrift.
- Nachträglich: Eine Quittung kann auch später ausgestellt werden. Tragen Sie dann das tatsächliche Datum der Zahlung ein.
- Spendenquittung: Eine Spendenbescheinigung für das Finanzamt folgt einem amtlichen Muster. Dafür eignet sich diese Vorlage nicht.
Bewahren Sie Quittungen so lange auf, wie Sie die Zahlung belegen müssen. Unternehmer heben Belege acht Jahre auf. Das PDF speichern Sie am besten außerhalb des Browsers, denn der Browserspeicher ist kein Archiv.
Häufige Fragen: Quittung erstellen
Was muss auf einer Quittung stehen?
Üblich sind Betrag in Ziffern und Worten, Name des Zahlenden, Name des Empfängers, Zweck der Zahlung, Ort, Datum und die Unterschrift des Empfängers. Unternehmer brauchen zusätzlich die Angaben einer Rechnung, bis 250 € die einer Kleinbetragsrechnung.
Wer bekommt bei einer Quittung das Original?
Das Original erhält, wer bezahlt hat. Es ist sein Nachweis über die Zahlung. Der Empfänger des Geldes behält eine Kopie.
Wer muss die Quittung unterschreiben?
Die Person, die das Geld erhalten hat. Eine Unterschrift des Zahlenden ist nicht nötig.
Ist eine handschriftliche Quittung gültig?
Ja. Eine handschriftliche Quittung ist genauso gültig wie eine gedruckte, solange Betrag, Zweck, Datum und Unterschrift klar erkennbar sind.
Gibt es einen Höchstbetrag für eine Quittung?
Nein, für die Quittung selbst gibt es keine Obergrenze. Für Unternehmer gilt aber: Über 250 € brutto braucht die Quittung alle Pflichtangaben einer Rechnung, darunter jeweils den Steuersatz oder den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.
Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?
Die Rechnung fordert eine Zahlung an, die Quittung bestätigt, dass gezahlt wurde. Bei Unternehmern gilt eine Quittung umsatzsteuerlich zugleich als Rechnung.
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