Rechnung als DJ schreiben – für Hochzeit, Geburtstag und Firmenfeier

Was auf eine DJ-Rechnung gehört

Eine DJ-Rechnung folgt denselben Regeln wie jede andere Rechnung – für Musiker und Bands gilt das genauso. Damit Ihr Kunde sie sofort versteht und nichts nachfragen muss, gehören diese Angaben hinein:

• Ihr vollständiger Name, gern ergänzt um Ihren DJ-Namen, und Ihre Anschrift; dazu Name und Anschrift des Auftraggebers
• Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer – für Kleinunternehmer ist die Nummer nur empfohlen, aber sinnvoll
• Anlass, Ort und Datum der Veranstaltung; das Datum ist zugleich das Leistungsdatum
• Spielzeit und Leistungen: Gage oder Paketpreis, Verlängerungsstunden, Licht- und Tontechnik, Anfahrt
• eine bereits gezahlte Anzahlung, die Sie abziehen
• Umsatzsteuer – oder als Kleinunternehmer den Hinweis nach § 19 UStG

Für Bands und Musiker

Tritt eine Band auf, stellt die Rechnung aus, wer den Auftrag angenommen hat – etwa ein Bandmitglied für alle oder die Band als Gesellschaft. Auf der Rechnung steht die Gesamtgage; wie sie intern aufgeteilt wird, gehört nicht hinein. Trennen Sie aber auch hier Gage, Technik und Fahrtkosten in eigene Positionen, damit der Veranstalter jede Zeile nachvollziehen kann.

Das Beispiel: Hochzeit mit Verlängerung und Anzahlung

Die Vorlage zeigt die Rechnung eines DJs, der als Kleinunternehmer arbeitet. Gebucht war ein Hochzeitspaket von 18 bis 2 Uhr für 1.250 €. Weil die Gäste weitertanzen wollten, kamen zwei Verlängerungsstunden zu je 120 € dazu, außerdem ein Lichtpaket für die Tanzfläche, eine Zusatzanlage für die freie Trauung und 172 km Anfahrt zu 0,50 €. Die Anzahlung von 300 €, die das Paar bei der Buchung gezahlt hat, steht als Minusposition in der Rechnung. Offen sind noch 1.546 €. Als Leistungsdatum gilt der Hochzeitstag, auch wenn Sie die Rechnung erst einige Tage später schreiben.

Umsatzsteuer erscheint nicht – die Vorlage druckt stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Schalten Sie die Kleinunternehmer-Option aus, rechnet sie mit 19 %. Tragen Sie die Anzahlung dann mit ihrem Nettobetrag ein – bei 300 € brutto sind das 252,10 €.

Mit oder ohne Umsatzsteuer?

Viele DJs – gerade nebenberuflich – sind Kleinunternehmer. Das geht, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt; im ersten Jahr gilt die Grenze von 25.000 €. Dann weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Ob Sie die Grenzen einhalten, zeigt der Kleinunternehmer-Check.

Sind Sie regelbesteuert, berechnen Sie für Auftritte auf Hochzeiten, Geburtstagen und Firmenfeiern in der Regel 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % kommt allenfalls für konzertähnliche Darbietungen ausübender Künstler in Betracht – ein DJ-Set auf einer Feier fällt meist nicht darunter. Wichtig: Wer als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt.

Privatfeier oder Firmenfeier: Was sich ändert

Bei Privatkunden wie einem Brautpaar besteht keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung zu schreiben. Üblich ist es trotzdem, und Ihr Kunde kann eine Quittung verlangen. Bucht Sie ein Unternehmen für die Weihnachtsfeier, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen – Empfänger ist dann die Firma, nicht Ihr Ansprechpartner. Für Geschäftskunden im Inland gelten außerdem die Regeln zur E-Rechnung; als Kleinunternehmer dürfen Sie Ihre Rechnung aber immer als PDF schicken.

Legen Sie auf einer Feier im Ausland auf, liegt der Leistungsort bei Auftritten für Privatleute dort, wo die Feier stattfindet. Deutsche Umsatzsteuer fällt dann nicht an, unter Umständen aber eine ausländische. Was bei Feiern in der Schweiz zu beachten ist, lesen Sie unter Rechnung in die Schweiz.

Anzahlung, Barzahlung und Absage

• Anzahlung: Viele DJs verlangen bei der Buchung eine Anzahlung, damit der Termin feststeht. Als Kleinunternehmer ziehen Sie sie in der Schlussrechnung einfach ab. Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, stellen Sie über die Anzahlung eine Rechnung mit Steuer aus und ziehen in der Endrechnung Betrag und Steuer ab – wie bei einer Abschlagsrechnung.
• Barzahlung am Abend: Bekommen Sie die Gage bar, vermerken Sie das auf der Rechnung. Den passenden Vermerk finden Sie unter Rechnung bei Barzahlung.
• Absage: Was bei einer kurzfristigen Absage gilt, regeln Sie am besten schon vorab, etwa mit einer gestaffelten Ausfallgebühr. Ein klares Angebot mit Spielzeit, Preis pro Verlängerungsstunde und Stornoregel erspart später Diskussionen.

Textbausteine für DJs

Diese Sätze passen in Einleitung oder Schlusstext Ihrer Rechnung:

Typische Fehler sind übrigens ein fehlendes Veranstaltungsdatum, eine nicht abgezogene Anzahlung und Pauschalen ohne Spielzeit. Wer die Zeiten nennt, vermeidet die häufigste Rückfrage: „Was genau war im Paket enthalten?“