Kostenvoranschlag für einen Umzug erstellen

Was in einen Umzugs-Kostenvoranschlag gehört

Der Preis eines Umzugs hängt von wenigen Faktoren ab – und genau die müssen im Kostenvoranschlag stehen. Sonst ist er weder vergleichbar noch prüfbar:

• Adressen von Auszug und Einzug, jeweils mit Etage und der Angabe, ob es einen Aufzug gibt.
• Volumen des Umzugsguts in Kubikmetern, möglichst nach Besichtigung oder anhand einer Umzugsgutliste.
• Trageweg vom Hauseingang bis zum Fahrzeug, wenn er länger als üblich ist.
• Fahrzeug, Personal und Zeit: Größe des Wagens, Zahl der Helfer, geschätzte Stunden.
• Zusatzleistungen einzeln: Möbelmontage, Küchenabbau, Halteverbotszone, Kartons, Einpackservice, Entsorgung.
• Termin und Gültigkeit – und ob der Preis fest oder geschätzt ist.

Im Beispiel oben zieht eine 2-Zimmer-Wohnung mit rund 25 m³ innerhalb von Leipzig um: Möbelwagen, drei Helfer für sechs Stunden, Möbelmontage, zwei Halteverbotszonen und 40 Kartons. Zusammen sind das 1.342 € netto oder 1.596,98 € brutto als Festpreis. Alle Preise sind Beispielwerte.

Festpreis oder Schätzung?

Bei Umzügen sind Festpreise verbreitet, weil Kunden Planungssicherheit wollen. Ein verbindlicher Kostenvoranschlag bedeutet: Ohne Änderung des Leistungsumfangs darf der Preis nicht steigen. Das Risiko, dass Ihre Helfer länger brauchen, tragen dann Sie. Umso wichtiger ist eine genaue Beschreibung des Umfangs – im Beispiel „ca. 25 m³ laut Besichtigung“ und die Etagen.

Kommen am Umzugstag der Kellerinhalt oder ein zweiter Schrank dazu, hat sich der Leistungsumfang geändert. Halten Sie solche Mehrleistungen schriftlich fest, bevor Sie sie ausführen. Eine klare Klausel im Kostenvoranschlag hilft:

Schätzen Sie dagegen unverbindlich, rechnen Sie nach Aufwand ab. Wird es wesentlich teurer, müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren, und er kann den Auftrag kündigen (§ 649 BGB). Mehr zu beiden Varianten lesen Sie unter Kostenvoranschlag erstellen.

Kostenvoranschlag für das Jobcenter

Wer Leistungen vom Jobcenter bezieht, bekommt Umzugskosten nur bezahlt, wenn das Jobcenter die Übernahme vorher zugesichert hat (§ 22 Abs. 6 SGB II). Die Zusicherung soll erteilt werden, wenn der Umzug vom Jobcenter veranlasst wurde oder aus anderen Gründen notwendig ist. Für die Entscheidung verlangen Jobcenter häufig mehrere Kostenvoranschläge, oft drei. Wie viele es bei Ihnen sein müssen, sagt Ihnen Ihr Ansprechpartner.

Damit der Kostenvoranschlag dort ohne Rückfragen durchgeht:

• Name des Kunden und beide Adressen vollständig angeben
• Leistungen einzeln mit Preisen aufführen, keine bloße Gesamtsumme
• den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer nennen
• Datum, Gültigkeit und vollständige Firmenangaben
• keine Leistungen aufnehmen, die nicht gebraucht werden – etwa einen Einpackservice, wenn der Kunde selbst packen kann

Manche Jobcenter erwarten, dass Sie den Umzug so weit wie möglich selbst organisieren. Dann geht es eher um Kostenvoranschläge für einen Mietwagen und Kartons. Fragen Sie vorher nach, welche Variante gewünscht ist, und vereinbaren Sie den verbindlichen Umzugstermin erst, wenn die Zusicherung vorliegt. Die Mietkaution für die neue Wohnung übernimmt das Jobcenter in der Regel nur als Darlehen. Den Empfang bestätigt der Vermieter – eine Vorlage dafür finden Sie bei der Quittung für die Mietkaution.

Umzugskosten steuerlich: Arbeitskosten ausweisen

Privatkunden können die Arbeitskosten eines Umzugsunternehmens in der Regel als haushaltsnahe Dienstleistung geltend machen: Die Einkommensteuer sinkt um 20 % der Arbeitskosten, höchstens um 4.000 € im Jahr für alle haushaltsnahen Dienstleistungen zusammen. Voraussetzung sind eine Rechnung und die Zahlung per Überweisung.

Für Ihren Kunden ist es deshalb hilfreich, wenn schon der Kostenvoranschlag zeigt, welche Positionen Arbeit sind: Helferstunden, Montage, der Möbelwagen mit Fahrer. Kartons und Schutzhüllen sind Material. In der späteren Rechnung sollten Arbeits-, Maschinen- und Fahrtkosten getrennt von Material erkennbar sein.

Häufige Fehler bei Umzugs-Kostenvoranschlägen

• Volumen geschätzt, ohne die Wohnung zu sehen: Bei einem Festpreis ist das ein teures Risiko.
• Etage oder fehlender Aufzug nicht vermerkt: Drei Stockwerke ohne Aufzug ändern die Kalkulation erheblich.
• Halteverbotszone vergessen: Die Genehmigung braucht je nach Stadt einige Tage Vorlauf. Ohne Stellplatz wird der Trageweg länger.
• Nur ein Gesamtpreis: Kunden und Jobcenter können dann nicht vergleichen.
• Kein Gültigkeitsdatum: Verschiebt sich der Umzug um Monate, passen die Preise oft nicht mehr.
• Sperrige Einzelstücke übersehen: Klavier, Tresor oder Aquarium brauchen Zusatzpersonal oder Spezialwerkzeug. Fragen Sie bei der Besichtigung gezielt danach und führen Sie solche Stücke als eigene Position auf.

Nach dem Umzug wandeln Sie den Kostenvoranschlag mit „In Rechnung umwandeln“ in eine Rechnung um. Ihr Kunde braucht sie für das Jobcenter oder für seine Steuererklärung. Bleibt die Zahlung aus, genügt oft eine freundliche Zahlungserinnerung.