Was eine Handwerkerrechnung besonders macht
Für Handwerker gelten dieselben Pflichtangaben wie für jede andere Rechnung. Sobald Sie für Privatleute in Haus oder Wohnung arbeiten, kommen aber drei Punkte dazu:
- Arbeitskosten erkennbar ausweisen, damit Ihr Kunde die Steuerermäßigung nach § 35a EStG nutzen kann.
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei Arbeiten an einem Grundstück oder Gebäude – für umsatzsteuerpflichtige Betriebe ist er Pflicht.
- Rechnung innerhalb von sechs Monaten: Bei steuerpflichtigen Arbeiten am Grundstück müssen Sie auch Privatkunden eine Rechnung ausstellen.
Bei Firmenkunden kommen andere Themen hinzu, etwa das Reverse-Charge-Verfahren unter Bauunternehmen. Mehr dazu weiter unten.
Das Beispiel: neues WC und Waschtisch im Gäste-WC
Ein Sanitärbetrieb tauscht in einem Einfamilienhaus WC und Waschtisch aus. Die Rechnung führt Arbeitszeit, Anfahrt und Material getrennt auf: 9,5 Stunden zu je 68 € plus 35 € Anfahrt ergeben 681 € netto Arbeitskosten, das Material kostet 720 € netto. Zusammen sind das 1.401 € netto, 266,19 € Umsatzsteuer und 1.667,19 € brutto.
Unter der Summe druckt die Vorlage automatisch den Lohnanteil einschließlich Umsatzsteuer: 810,39 €. Davon kann der Kunde 20 % – also 162,08 € – direkt von seiner Einkommensteuer abziehen, wenn er überweist. Für das Material gibt es keine Ermäßigung.
Arbeitskosten richtig ausweisen (§ 35a EStG)
Ihr Kunde kann 20 % der Arbeitskosten von seiner Steuer abziehen, höchstens 1.200 € im Jahr – das entspricht Arbeitskosten von 6.000 €. Voraussetzung sind eine Rechnung und die Zahlung auf Ihr Konto. Barzahlungen erkennt das Finanzamt nicht an.
| Zählt als Arbeitskosten | Zählt nicht |
|---|---|
| Arbeitszeit vor Ort | Material und Ersatzteile |
| Maschinen- und Gerätekosten | Leistungen im Neubau (in der Regel) |
| Anfahrt und Fahrtkosten | Maßnahmen mit zinsverbilligtem Darlehen oder steuerfreiem Zuschuss |
| jeweils inklusive Umsatzsteuer | Kosten, die der Kunde als Betriebsausgabe oder Werbungskosten absetzt |
Gesetzlich verlangt ist nur, dass sich die Arbeitskosten aus der Rechnung ergeben. In der Praxis erwartet das Finanzamt in der Regel eine klare Trennung von Lohn und Material. Ein Satz unter der Summe macht es Ihrem Kunden leicht:
Pflichtangaben und Pflichthinweise
Zu den Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG gehören Name und Anschrift beider Seiten, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und Rechnungsnummer, eine genaue Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum oder -zeitraum sowie Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Arbeiten an Haus oder Grundstück eines Privatkunden kommt dieser Hinweis dazu:
Im Beispiel steht er bereits im Schlusstext. Beschreiben Sie die Leistung konkret („Wand-WC mit Vorwandelement montiert“) statt pauschal („Sanitärarbeiten“). Rechnen Sie nach Aufwand ab, legen Sie den Stundenzettel bei und erwähnen Sie die Anlage in der Rechnung. Größere Aufträge teilen Sie in mehrere Abschlagsrechnungen auf.
Rechnung an Firmen, Vermieter und Bauunternehmen
- Reverse Charge unter Bauleistern: Erbringen Sie eine Bauleistung – etwa Trockenbau, Pflaster oder Malerarbeiten im Gewerbeobjekt – an ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet der Kunde die Umsatzsteuer. Ihre Rechnung enthält dann keine Steuer, sondern den Pflichthinweis. Als Nachweis dient meist die Bescheinigung USt 1 TG Ihres Kunden.
- Bauabzugsteuer: Ist Ihr Auftraggeber Unternehmer, muss er 15 % des Rechnungsbetrags einbehalten und ans Finanzamt abführen – es sei denn, Sie legen eine gültige Freistellungsbescheinigung vor oder die Bauleistungen an ihn bleiben im Jahr voraussichtlich bei höchstens 5.000 €. Vermieter von höchstens zwei Wohnungen sind für diese Wohnungen ausgenommen.
- E-Rechnung: An Firmen im Inland dürfen Sie für Umsätze bis Ende 2026 noch PDF-Rechnungen schicken, wenn der Kunde zustimmt. Privatkunden betrifft die E-Rechnungspflicht nicht.
Kleinunternehmer im Handwerk und typische Fehler
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und drucken den Hinweis nach § 19 UStG. Den Lohnanteil sollten Sie trotzdem trennen, denn Ihr Kunde braucht ihn für § 35a. Der Aufbewahrungshinweis ist für Kleinunternehmer nach dem Wortlaut des Gesetzes wohl nicht vorgeschrieben, schadet aber nicht und ist empfehlenswert. Mehr dazu bei der Kleinunternehmer-Rechnung.
- Pauschalbetrag ohne Aufteilung: „Badsanierung pauschal 4.800 €“ lässt Ihren Kunden beim Finanzamt ratlos zurück.
- Barzahlung angenommen: Für Ihren Kunden ist die Steuerermäßigung dann verloren.
- Stunden ohne Datum: Wer nach Aufwand abrechnet, gibt Leistungstage und Stunden nachvollziehbar an.
- Skonto vergessen: Haben Sie Skonto vereinbart, gehört es in die Rechnung. Was es Ihrem Kunden bringt, zeigt der Skonto-Rechner.
Häufige Fragen: Handwerkerrechnung
Was muss auf einer Handwerkerrechnung stehen, damit ich sie absetzen kann?
Die Rechnung muss die Arbeitskosten erkennen lassen – am besten getrennt vom Material, inklusive Fahrt- und Maschinenkosten und Umsatzsteuer. Außerdem müssen Sie den Betrag auf das Konto des Handwerkers überweisen.
Wie viel kann ich von einer Handwerkerrechnung von der Steuer absetzen?
20 % der Arbeitskosten, höchstens 1.200 € im Jahr. Das entspricht Arbeitskosten von 6.000 €. Material zählt nicht.
Kann ich eine bar bezahlte Handwerkerrechnung absetzen?
Nein. Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG muss der Betrag unbar auf das Konto des Handwerkers gezahlt werden.
Muss der Handwerker Lohn und Material getrennt ausweisen?
Das Gesetz verlangt nur, dass sich die Arbeitskosten aus der Rechnung ergeben. In der Praxis ist die getrennte Aufstellung der sicherste Weg, und viele Kunden bestehen darauf.
Wie lange hat ein Handwerker Zeit, eine Rechnung zu schreiben?
Bei steuerpflichtigen Arbeiten an einem Grundstück oder Gebäude muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden – auch gegenüber Privatkunden.
Kann man die Rechnung eines Handwerkers absetzen, der Kleinunternehmer ist?
In der Regel ja. § 35a EStG unterscheidet nicht danach, ob der Handwerker Umsatzsteuer berechnet. Entscheidend sind eine Rechnung mit erkennbaren Arbeitskosten und die Überweisung auf sein Konto.
Zuletzt aktualisiert: