Wozu ein Lieferschein dient
Der Lieferschein begleitet die Ware und hält fest, was in welcher Menge an wen geliefert wurde. Mit der Unterschrift des Empfängers wird er zum Nachweis, dass die Lieferung angekommen ist. Für Sie als Lieferant ist er die Grundlage der späteren Rechnung, für Ihren Kunden die Checkliste beim Auspacken.
Das Beispiel oben zeigt eine kleine Kaffeerösterei, die ein Café beliefert: Espresso, Filterkaffee, Entkalker und zwei Transportboxen als Leihgut. Preise stehen bewusst nicht darauf – der Lieferschein geht durch viele Hände, die Preise erfährt der Kunde mit der Rechnung.
Lieferscheine sind nicht nur etwas für Großhändler. Auch Handwerker, die Material vorab auf die Baustelle bringen, kleine Hersteller, Hofläden mit Gastronomiekunden oder Händler, die selbst ausliefern, profitieren davon. Gerade bei Stammkunden mit regelmäßigen Lieferungen spart der Lieferschein Rückfragen: Jede Lieferung ist einzeln belegt, und die Monatsrechnung verweist nur noch auf die Lieferscheinnummern.
Was auf einen Lieferschein gehört
Für Lieferscheine gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben. In der Praxis haben sich diese Angaben durchgesetzt:
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Absender | Ihr Name oder Ihre Firma mit Anschrift |
| Lieferanschrift | Kann von der Rechnungsanschrift abweichen, etwa Filiale oder Baustelle |
| Lieferscheinnummer | Damit Rechnung und Rückfragen eindeutig darauf verweisen können |
| Lieferdatum | Wichtig, wenn die Rechnung das Leistungsdatum aus dem Lieferschein übernimmt |
| Bestell- oder Auftragsbezug | Nummer oder Datum der Bestellung |
| Artikel | Bezeichnung, Artikelnummer, Menge und Einheit |
| Hinweise | Teillieferung, Leihgut, Rückgabe, Lieferbedingungen |
| Empfangsbestätigung | Ort, Datum, Name und Unterschrift des Empfängers |
Die Vorlage vergibt die Nummer automatisch (LS-2026-001 usw.) und setzt das Feld für die Empfangsbestätigung unter die Artikelliste.
Lieferschein und Rechnung zusammenbringen
Eine Rechnung darf ihre Angaben teilweise aus anderen Dokumenten beziehen – zum Beispiel aus dem Lieferschein. Dann muss die Rechnung den Lieferschein eindeutig bezeichnen. Soll auch das Leistungsdatum aus dem Lieferschein kommen, braucht der Lieferschein ein Lieferdatum, oder die Rechnung enthält einen entsprechenden Hinweis.
Das gilt auch über den Jahreswechsel: Liefern Sie im Dezember und schreiben die Rechnung im Januar, bleibt das Lieferdatum im Dezember das Leistungsdatum. Möchten Sie Lieferschein und Rechnung in einem Dokument verschicken, schreiben Sie eine vollständige Rechnung mit dem Lieferdatum als Leistungsdatum und legen sie der Ware bei. Ein eigener Lieferschein lohnt sich trotzdem, wenn der Empfänger die Preise nicht sehen soll oder Sie eine Unterschrift für den Empfang brauchen.
Auch Kleinunternehmer können Lieferscheine nutzen. Auf dem Lieferschein steht ohnehin keine Steuer; der Hinweis nach § 19 UStG gehört auf die Kleinunternehmer-Rechnung.
Prüfen, unterschreiben, Original
Drucken Sie den Lieferschein in zwei Exemplaren aus. Eines bleibt beim Empfänger, das unterschriebene zweite nehmen Sie oder Ihr Fahrer wieder mit – es ist Ihr Nachweis der Lieferung. Eine gesetzliche Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht, ohne sie fehlt Ihnen aber der Beleg, falls der Kunde die Lieferung bestreitet.
Fehlt etwas oder ist ein Paket beschädigt, sollte der Empfänger das vor der Unterschrift auf dem Lieferschein vermerken – so konkret wie möglich. Zwischen Kaufleuten gilt außerdem in der Regel die Pflicht, gelieferte Ware zügig zu prüfen und Mängel sofort zu melden.
Wie lange Lieferscheine aufbewahrt werden
Seit 2025 gilt eine einfachere Regel: Empfangene Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind, dürfen Sie vernichten, sobald die Rechnung eingegangen ist. Versandte Lieferscheine dürfen weg, sobald Sie die Rechnung verschickt haben. Anders ist es, wenn der Lieferschein Buchungsbeleg oder Teil der Rechnung ist, etwa weil die Rechnung auf ihn verweist und Angaben aus ihm übernimmt. Dann bewahren Sie ihn wie die Rechnung acht Jahre auf.
Speichern Sie das PDF deshalb zusammen mit der zugehörigen Rechnung. Der Browserspeicher der Vorlage ersetzt kein Archiv.
Auch auf der Empfängerseite lohnt sich ein kurzer Abgleich, bevor Sie zahlen: Stimmen Mengen, Teillieferungen und zurückgeschickte Ware auf der Rechnung mit den unterschriebenen Lieferscheinen überein? Abweichungen klären Sie am besten sofort, solange sich alle Beteiligten noch an die Lieferung erinnern.
Teillieferung, Rücksendung, Dienstleistung
- Teillieferung: Kennzeichnen Sie den Lieferschein, damit der Kunde weiß, dass noch etwas kommt (Textbaustein unten).
- Leihgut und Pfand: Führen Sie Kisten, Paletten oder Boxen als eigene Position auf. Dann sieht jeder, was zurückkommen muss.
- Rücksendung: Schicken Sie Ware zurück, legen Sie einen Lieferschein mit Bezug auf die ursprüngliche Lieferung bei und nennen Sie den Grund.
- Dienstleistungen: Für geleistete Arbeitszeit ist ein Stundenzettel der passendere Nachweis als ein Lieferschein.
Häufige Fragen: Lieferschein erstellen
Was muss auf einem Lieferschein stehen?
Gesetzliche Pflichtangaben gibt es nicht. Üblich sind Absender, Lieferanschrift, Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Bestellbezug, Artikel mit Menge und Einheit sowie ein Feld für die Empfangsbestätigung.
Ist ein Lieferschein Pflicht – und gilt er ohne Unterschrift?
Weder der Lieferschein noch die Unterschrift des Empfängers sind gesetzlich vorgeschrieben. Ohne Unterschrift fehlt Ihnen aber der Nachweis, dass die Ware vollständig angekommen ist.
Wer bekommt beim Lieferschein das Original?
Üblich ist: Der Empfänger behält ein Exemplar, der Lieferant nimmt das unterschriebene zweite Exemplar als Nachweis mit. Welches davon „Original“ heißt, ist Absprache.
Soll ich einen Lieferschein unterschreiben, wenn Ware fehlt?
Vermerken Sie fehlende oder beschädigte Teile vor der Unterschrift konkret auf dem Lieferschein. Unterschreiben Sie nicht kommentarlos „vollständig erhalten“, wenn das nicht stimmt.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Lieferscheine, die kein Buchungsbeleg sind, dürfen seit 2025 nach Eingang oder Versand der Rechnung vernichtet werden. Ist der Lieferschein Teil der Rechnung, gilt wie für die Rechnung eine Frist von acht Jahren.
Kann ein Lieferschein die Rechnung ersetzen?
Nein. Ein Lieferschein enthält keine Preise und keine Steuerangaben. Er kann aber Teil der Rechnung sein, wenn die Rechnung eindeutig auf ihn verweist.
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