Bar bezahlt – die Rechnung bleibt eine Rechnung
Auch wenn das Geld schon in Ihrer Kasse liegt: Eine bar bezahlte Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere – einschließlich Leistungsdatum. Der Barzahlungsvermerk kommt nur hinzu. Er bestätigt, dass der Betrag beglichen ist, und macht eine separate Quittung überflüssig.
Im Beispiel stimmt ein Klavierstimmer ein Klavier, repariert eine Kleinigkeit an der Mechanik und kassiert danach vor Ort: 215,00 € netto plus 40,85 € Umsatzsteuer, zusammen 255,85 €. Weil der Betrag über 250 € liegt, ist es keine Kleinbetragsrechnung. Alle Angaben nach § 14 UStG gehören auf die Rechnung, also auch Name und Anschrift des Kunden und eine Rechnungsnummer. Bis 250 € brutto genügt eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung.
Ein Zahlungsziel hat auf einer bar bezahlten Rechnung nichts verloren. „Zahlbar bis 13.11.2026“ und „bar erhalten“ widersprechen sich – das Beispiel ist deshalb ohne Zahlungsfrist eingestellt. Bereiten Sie die Rechnung am besten schon vor dem Termin vor, dann prüfen Sie vor Ort nur noch Positionen und Betrag und unterschreiben den Vermerk.
Der Vermerk: Formulierungen zum Kopieren
Die Vorlage druckt unter dem Gesamtbetrag einen kurzen Vermerk. Genauer wird er mit Betrag und Datum:
Übergeben Sie die Rechnung ausgedruckt, setzen Sie Ort, Datum und Ihre Unterschrift unter den Vermerk. Die Unterschrift ist keine Pflichtangabe der Rechnung, macht den Empfang des Geldes aber eindeutig.
Rechnung nachträglich ausstellen
Wurde ohne Beleg bar bezahlt und Ihr Kunde möchte später eine Rechnung, stellen Sie sie ganz normal aus. Rechnungsdatum ist der Tag, an dem Sie sie schreiben, Leistungsdatum der Tag der Arbeit. Der Vermerk nennt dann das Zahlungsdatum, zum Beispiel „Betrag am 12.10.2026 in bar erhalten“. Hat Ihr Kunde schon vorab überwiesen, funktioniert der Vermerk genauso: „Betrag am 12.10.2026 per Überweisung erhalten.“
Rechnung oder Quittung – was braucht Ihr Kunde?
Eine Quittung bestätigt nur, dass Geld angekommen ist. Wer eine Zahlung erhält, muss sie auf Verlangen schriftlich bestätigen (§ 368 BGB). Als Unternehmer stellen Sie mit einer Quittung aber zugleich eine Rechnung aus – sie braucht dann die passenden Pflichtangaben. In der Praxis heißt das:
| Situation | Passendes Dokument |
|---|---|
| Unternehmer, Barzahlung über 250 € | Rechnung mit Barzahlungsvermerk |
| Unternehmer, Barzahlung bis 250 € | Kleinbetragsrechnung oder Quittung mit Steuersatz |
| Privatperson, z. B. Verkauf eines gebrauchten Rads | Quittung ohne Umsatzsteuer |
| Kaution, Darlehen, Geldübergabe | Quittung |
Für reine Empfangsbestätigungen nutzen Sie die Vorlage Quittung erstellen – mit Betrag in Worten.
Achtung bei Handwerker- und Haushaltsleistungen
Viele Privatkunden möchten Arbeitskosten für Handwerker oder Haushaltshilfen von der Steuer absetzen (§ 35a EStG). Das klappt nur, wenn sie eine Rechnung haben und auf das Konto des Leistenden überwiesen haben. Bar bezahlte Beträge erkennt das Finanzamt nicht an – auch nicht mit Quittung.
Fragen Sie deshalb vorher, ob Ihr Kunde die Kosten absetzen möchte. Wenn ja, schicken Sie die Rechnung und lassen sich den Betrag überweisen. Ein Hinweis auf der Rechnung erspart Rückfragen:
Wie Sie Arbeits- und Materialkosten dafür getrennt ausweisen, zeigt die Handwerkerrechnung.
Drei Fehler, die bei Barzahlung oft passieren
- Pauschaler Vermerk bei Teilzahlung: „Bar erhalten“ unter einer Rechnung, die nur zum Teil bezahlt wurde, führt später zu Streit. Nennen Sie den erhaltenen Betrag und den offenen Rest mit Frist, wie im Textbaustein oben.
- Leistungsdatum weggelassen: Auch wenn Arbeit, Rechnung und Zahlung auf denselben Tag fallen, gehört das Leistungsdatum auf die Rechnung – ein kurzer Satz genügt.
- Bar kassiert, obwohl der Kunde absetzen will: Dann verliert Ihr Kunde den Steuervorteil für die Arbeitskosten. Klären Sie die Zahlungsart deshalb vor dem Termin, nicht erst an der Haustür.
Bareinnahmen sauber festhalten
Bargeld hinterlässt keine Spur auf dem Kontoauszug. Umso wichtiger ist, dass Sie jede bar bezahlte Rechnung als PDF ablegen und die Einnahme aufzeichnen – Bareinnahmen müssen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Welche Kassenpflichten für Ihren Betrieb gelten, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung. Rechnungen bewahren Sie acht Jahre auf.
Als Kleinunternehmer gilt nichts anderes: Ihre bar bezahlte Rechnung trägt den Hinweis auf § 19 UStG und zusätzlich den Vermerk „bar erhalten“.
Lieber kein Bargeld annehmen? Mit einem GiroCode auf der Rechnung scannt Ihr Kunde den Betrag mit der Banking-App und gibt die Überweisung noch vor Ort frei. Einen Code zum Ausdrucken erzeugt der GiroCode-Generator; auf Rechnungen aus dieser Vorlage erscheint er automatisch, sobald Ihre IBAN im Profil steht.
Häufige Fragen: Rechnung bei Barzahlung
Was schreibe ich auf eine Rechnung, die schon bezahlt ist?
Alle üblichen Pflichtangaben und zusätzlich einen Zahlungsvermerk: bei Barzahlung etwa „Betrag dankend in bar erhalten“ mit Datum und Unterschrift, bei vorab überwiesenem Geld „Betrag am 12.10.2026 per Überweisung erhalten“. Ein Zahlungsziel lassen Sie weg.
Muss ich bei Barzahlung eine Quittung ausstellen?
Auf Verlangen ja, das regelt § 368 BGB. Eine Rechnung mit Barzahlungsvermerk erfüllt diesen Zweck in der Regel bereits.
Kann mein Kunde bar bezahlte Handwerkerkosten von der Steuer absetzen?
Nein. Für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG muss der Betrag auf das Konto des Handwerkers oder Dienstleisters überwiesen werden.
Braucht eine bar bezahlte Rechnung ein Leistungsdatum?
Ja. Die Barzahlung ändert nichts an den Pflichtangaben. Fallen Leistung und Rechnung auf denselben Tag, genügt der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
Darf ich bei Barzahlung Skonto oder Rabatt geben?
Ja. Ziehen Sie den Nachlass sichtbar auf der Rechnung ab – die Vorlage hat dafür ein Rabattfeld in Prozent oder Euro – und kassieren Sie den reduzierten Betrag. Ein im Voraus vereinbartes Skonto muss auf der Rechnung stehen.
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