Mahnung schreiben – die erste Mahnung richtig formulieren

Ab wann Sie mahnen können

Eine Mahnung ist erst sinnvoll, wenn die Rechnung fällig ist – also nach Ablauf des Zahlungsziels. Zahlt der Kunde danach nicht, bringt ihn Ihre Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Erst ab diesem Zeitpunkt können Sie Verzugszinsen und weitere Verzugskosten verlangen.

Ohne Mahnung tritt Verzug nur in bestimmten Fällen ein: wenn ein fester Kalendertermin vereinbart war, wenn der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Privatkunden gilt diese 30-Tage-Regel nur, wenn Sie in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen haben. Ein nur auf die Rechnung geschriebenes „zahlbar bis …“ ersetzt die Mahnung in der Regel nicht.

Viele Selbstständige warten nach dem Fälligkeitstag einige Tage und schicken zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung. Pflicht ist das nicht: Sie dürfen auch direkt mit der ersten Mahnung beginnen.

Was in die erste Mahnung gehört

Eine Mahnung braucht keine bestimmte Form. Entscheidend ist, dass der Kunde eindeutig erkennt: Diese Rechnung ist offen, und er soll sie bis zu einem bestimmten Tag bezahlen. Bewährt haben sich diese Angaben:

• Bezug: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliche Fälligkeit
• Offener Betrag: genau das, was noch fehlt – nach einer Teilzahlung nur der Rest
• Klare Aufforderung: „Bitte überweisen Sie …“ statt „Wir würden uns freuen …“
• Neue Frist mit Datum: meist 7 bis 14 Tage, als Kalenderdatum statt „umgehend“
• Zahlungsweg: Bankverbindung und Verwendungszweck
• Ihre Kontaktdaten für Rückfragen

Die Vorlage oben enthält ein Beispiel: Eine Grafikdesignerin mahnt ihre Rechnung über ein Logo-Projekt mit Geschäftsausstattung an – 1.150 € netto, 1.368,50 € brutto. Die neue Frist beträgt 10 Tage ab Mahndatum. Ersetzen Sie Rechnungsnummer, Datum und Betrag durch Ihre eigenen Angaben. Haben Sie Ihre IBAN hinterlegt, druckt die Vorlage einen Code für die Banking-App mit aus; einzeln erstellen Sie ihn mit dem GiroCode-Generator.

Mustertexte für Brief und E-Mail

Der Ton der ersten Mahnung bleibt sachlich und höflich. Vielleicht wurde die Zahlung nur übersehen – und Sie möchten den Kunden behalten. Die Daten im Text sind Beispiele.

Per E-Mail genügt eine kürzere Fassung. Hängen Sie die Rechnung noch einmal als PDF an, dann muss niemand suchen:

Mahngebühren und Verzugszinsen in der ersten Mahnung

Hier passieren besonders oft Fehler. Kosten dürfen Sie nur als Verzugsschaden verlangen – also erst, wenn der Kunde bereits in Verzug ist. Die Mahnung, die den Verzug überhaupt erst auslöst, ist nicht erstattungsfähig.

Pauschalen wie „15 € Bearbeitungsgebühr“ für Ihre eigene Arbeitszeit sind in der Regel nicht durchsetzbar. War Ihr Kunde schon vor der Mahnung in Verzug – etwa durch einen vereinbarten Zahlungstermin –, dürfen Sie Zinsen bereits in der ersten Mahnung aufführen. Die Vorlage hat dafür eigene Felder; wie viel genau aufgelaufen ist, zeigt der Verzugszinsen-Rechner.

Per Post, E-Mail oder Einschreiben?

Das Gesetz schreibt keinen Versandweg vor. Eine Mahnung per E-Mail ist genauso wirksam wie ein Brief. Wichtig wird später nur eine Frage: Können Sie belegen, dass die Mahnung angekommen ist? Bei der ersten Mahnung reicht meist eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang. Bleibt eine Reaktion aus, verschicken Sie die nächste Stufe besser auf einem Weg, dessen Zugang Sie nachweisen können, und heben Sie Kopien und Sendebelege auf.

Eine Unterschrift ist nicht nötig. Name und Kontaktdaten am Ende genügen, damit der Kunde weiß, an wen er sich wenden kann.

Typische Fehler

• Keine konkrete Frist: „Zahlen Sie bitte zeitnah“ lässt offen, wann Sie den nächsten Schritt gehen dürfen.
• Falscher Betrag: Gutschriften und Teilzahlungen vorher abziehen.
• Zu harter Ton: Inkasso oder Anwalt gehören nicht in die erste Mahnung.
• „Sie befinden sich in Verzug“ nur schreiben, wenn das wirklich zutrifft.
• Gebühr für die erste Mahnung, obwohl der Kunde vorher noch gar nicht in Verzug war.
• Falscher Empfänger: Bei Firmenkunden gehört die Mahnung an die Rechnungsadresse oder die Buchhaltung, nicht nur an Ihren Ansprechpartner im Projekt.

Wie es nach der ersten Mahnung weitergeht

Wie viele Mahnungen Sie schreiben, entscheiden Sie selbst. Das Gesetz kennt weder eine zweite noch eine dritte Mahnung; die Stufen sind reine Praxis. Üblich ist nach Fristablauf eine 2. Mahnung mit den Verzugskosten und danach eine letzte Mahnung, die das gerichtliche Mahnverfahren ankündigt. Die Mahnstufe stellen Sie in der Vorlage um; der Text passt sich automatisch an.

Meldet sich der Kunde mit einer Reklamation, klären Sie diese zuerst und schriftlich – eine weitere Mahnung, die den Einwand übergeht, verhärtet nur die Fronten. Bietet er eine Ratenzahlung an, halten Sie Beträge und Termine schriftlich fest. Bleibt dann eine vereinbarte Rate aus, mahnen Sie genau diese Rate an.