Rechnung für Reinigungsarbeiten schreiben – Treppenhaus, Wohnung, Büro

Was auf eine Reinigungsrechnung gehört

Für Reinigungsleistungen gelten die normalen Pflichtangaben einer Rechnung: Ihr Name und Ihre Anschrift, Name und Anschrift des Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitraum, der Nettobetrag, 19 % Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag. Bei der Reinigung kommen drei Punkte hinzu, die oft fehlen:

• Das Objekt: Hausverwaltungen und Firmen betreuen mehrere Gebäude. Die Objektadresse gehört deshalb auf die Rechnung, auch wenn die Rechnungsanschrift eine andere ist.
• Der Umfang: Termine, Etagen oder Flächen statt „Reinigung Oktober“. Im Beispiel stehen die vier Reinigungstage direkt in der Position.
• Arbeitskosten getrennt vom Material: Reinigungsmittel stehen in einer eigenen Zeile.

Das Beispiel oben zeigt eine typische Monatsrechnung: vier Termine Treppenhausreinigung zu je 68 €, Keller und Waschküche, die halbjährliche Glasreinigung und Reinigungsmittel (Beispielpreise). Daraus ergeben sich 412,00 € netto Arbeitskosten und 14,50 € netto Material.

Pauschale, Stunden oder Fläche?

Bei festen Aufträgen wie der Treppenhausreinigung ist ein Preis pro Termin üblich – der Kunde weiß vorher, was er zahlt. In Privathaushalten wird meist nach Stunden abgerechnet, bei Büros und Grundreinigungen oft nach Quadratmetern. Wählen Sie die Einheit, die Sie im Angebot vereinbart haben, und bleiben Sie auf der Rechnung dabei. Abweichungen wie zusätzliche Stunden setzen Sie als eigene Position ab.

Arbeitskosten ausweisen: § 35a EStG für Ihre Kunden

Reinigung im Haushalt zählt zu den haushaltsnahen Dienstleistungen. Ihre Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten von ihrer Einkommensteuer abziehen, höchstens 4.000 € im Jahr. Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material. Und das Finanzamt erkennt den Abzug nur an, wenn eine Rechnung vorliegt und der Betrag auf Ihr Konto überwiesen wurde.

Bei der Treppenhausreinigung in einem Mehrfamilienhaus können Mieter und Eigentümer ihren Anteil in der Regel über die Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnung geltend machen. Dafür braucht die Hausverwaltung von Ihnen eine Rechnung, aus der die Arbeitskosten hervorgehen. Die Vorlage weist Arbeit und Material deshalb getrennt aus – im Beispiel ist die Option bereits eingeschaltet.

Reinigung im Privathaushalt: selbständig oder nur gelegentlich?

Putzen Sie regelmäßig für mehrere Haushalte auf eigene Rechnung, sind Sie selbständig tätig. Melden Sie sich innerhalb eines Monats nach Beginn beim Finanzamt an. Viele Reinigungskräfte bleiben unter den Umsatzgrenzen und nutzen die Kleinunternehmerregelung: Dann steht keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, sondern ein Hinweis auf § 19 UStG. Die passende Vorlage finden Sie bei der Kleinunternehmer-Rechnung, die aktuellen Grenzen prüft der Kleinunternehmer-Check.

Auch als Kleinunternehmer lohnt es sich, die Arbeitskosten zu nennen – Ihre Kunden können sie trotzdem nach § 35a absetzen, dann ohne Umsatzsteueranteil.

Reinigungsarbeiten in Wohnungen und Häusern können umsatzsteuerlich als Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gelten. Dann müssen Sie bei Regelbesteuerung auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen und darin auf deren zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen. Ob das für Ihren Auftrag gilt, ist nicht immer eindeutig – der Hinweis schadet aber nie:

Helfen Sie nur einmal aus, etwa beim Großputz nach einem Auszug, handeln Sie in der Regel als Privatperson. Dafür eignet sich die Rechnung als Privatperson. Sind Sie dagegen über einen Minijob im Haushalt angestellt, schreiben Sie keine Rechnung.

Hausverwaltungen, Büros und Subaufträge

Arbeiten Sie für Unternehmen, Vereine oder im Auftrag einer Hausverwaltung, müssen Sie in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung eine Rechnung ausstellen. Bei laufenden Aufträgen hat sich eine Rechnung pro Monat bewährt, jeweils mit eigener Nummer und dem Leistungszeitraum.

Wurden zusätzliche Stunden auf Abruf geleistet, legen Sie einen Stundenzettel bei und verweisen in der Rechnung darauf. Dann muss die Rechnung den Stundenzettel eindeutig bezeichnen, etwa mit Nummer und Datum.

Bei Firmenkunden im Inland läuft die Übergangszeit zur E-Rechnung: Leistungen aus 2026 dürfen Sie noch als PDF abrechnen, wenn der Kunde zustimmt. 2027 geht das nur noch, wenn Ihr Umsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug, ab 2028 nicht mehr. Die PDFs dieser Vorlage sind keine E-Rechnungen. Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen bis 250 €.

Reinigen Sie als Subunternehmer für eine andere Reinigungsfirma, kann die Steuerschuld auf Ihren Auftraggeber übergehen. Dann gehört statt der Umsatzsteuer der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung. Lassen Sie diesen Fall im Zweifel von einer Steuerberatung prüfen.

Typische Fehler auf Reinigungsrechnungen

• „Reinigung pauschal“ ohne Details: Ohne Objekt, Zeitraum und Umfang ist die Leistung nicht ausreichend beschrieben.
• Material in der Arbeitszeit versteckt: Dann lassen sich die Arbeitskosten für § 35a nicht sauber ermitteln.
• Barzahlung bei Privatkunden: Wer bar zahlt, verliert den Steuerabzug. Weisen Sie auf die Überweisung hin.
• Leistungszeitraum vergessen: Auch bei Monatsrechnungen ist er Pflicht.
• Falscher Steuersatz: Reinigungsleistungen unterliegen dem Regelsatz von 19 %, einen ermäßigten Satz gibt es dafür nicht.

Steht der Auftrag noch nicht fest, schreiben Sie zuerst ein Angebot für die Reinigung. Die Positionen übernehmen Sie später in die Rechnung.