Rechnung als Privatperson schreiben – auch ohne Gewerbe

Eine Rechnung ohne Gewerbe – geht das?

Ja. Eine Rechnung ist nichts, was nur Unternehmen schreiben dürfen. Als Privatperson stellen Sie damit eine Zahlungsaufforderung aus, die zugleich als Beleg dient: Wer hat was wann geleistet, und welcher Betrag ist dafür zu zahlen? Die strengen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes gelten für Sie nicht, denn Sie sind kein Unternehmer.

Das Beispiel in der Vorlage zeigt einen typischen Fall: Sie haben einer Familie an einem Samstag sechs Stunden beim Umzug geholfen und sind 40 Kilometer mit dem eigenen Auto gefahren. Vereinbart waren 15 € pro Stunde und 0,30 € pro Kilometer. Zusammen ergibt das 102,00 € – ohne Umsatzsteuer, denn die dürfen Sie als Privatperson nicht berechnen. Die Familie möchte einen Beleg für ihre Unterlagen – und Sie behalten selbst den Überblick, was Ihnen gezahlt wurde.

Diese Angaben gehören auf Ihre Rechnung

Eine bestimmte Form ist für Privatpersonen nicht vorgeschrieben. Damit Ihre Rechnung verständlich ist und später als Nachweis taugt, sollten diese Punkte enthalten sein:

• Ihr Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift des Empfängers
• das Datum der Rechnung
• was Sie gemacht haben und wann – etwa „Umzugshilfe am 17.10.2026, 6 Stunden“
• der vereinbarte Betrag, aufgeschlüsselt nach Stunden, Kilometern oder Pauschalen
• Ihre Bankverbindung und bis wann gezahlt werden soll
• ein kurzer Hinweis, dass Sie als Privatperson handeln und keine Umsatzsteuer berechnen

Nicht nötig sind Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Eine einfache Nummer schadet aber nicht, weil sich die Überweisung damit leichter zuordnen lässt. Ihre persönliche Steuer-Identifikationsnummer muss nicht auf die Rechnung – lassen Sie sie besser weg.

Die Vorlage druckt diesen Satz bereits unter dem Gesamtbetrag. Mit der Einstellung „Privatperson“ fragt sie außerdem nicht nach Steuernummern und zählt nur die Angaben, die für Sie wirklich sinnvoll sind.

Muss ich das Geld versteuern?

Gelegentliche Hilfe gegen Geld zählt steuerlich zu den sonstigen Einkünften (§ 22 Nr. 3 EStG). Dafür gibt es eine Freigrenze: Liegen diese Einkünfte im ganzen Kalenderjahr unter 256 €, bleiben sie einkommensteuerfrei. Rechnen Sie dafür alle gelegentlichen Leistungen eines Jahres zusammen, nicht jede Rechnung einzeln.

Wichtig ist das Wort Freigrenze. Erreichen Sie 256 € oder mehr, wird nicht nur der Teil darüber besteuert, sondern der gesamte Betrag – abzüglich Ihrer Kosten, etwa für die Fahrt.

Behalten Sie Kopien Ihrer Rechnungen. Dann können Sie am Jahresende schnell zusammenzählen, ob Sie unter der Grenze geblieben sind.

Wann Sie keine Privatperson mehr sind

Die Grenze verläuft nicht bei einer bestimmten Zahl von Aufträgen. Entscheidend ist, ob Sie eine Tätigkeit nachhaltig ausüben, um damit Einnahmen zu erzielen – also auf Wiederholung angelegt. Wer jede Woche für mehrere Haushalte Hunde ausführt, Rasen mäht oder Möbel aufbaut, ist in der Regel Unternehmer, auch wenn das Ganze nebenher läuft und kaum Gewinn bringt.

Dann melden Sie die Tätigkeit innerhalb eines Monats beim Finanzamt an, mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, bei einem Gewerbe zusätzlich beim Gewerbeamt. Viele starten anschließend als Kleinunternehmer: weiterhin ohne Umsatzsteuer, aber mit Steuernummer und einem Hinweis auf § 19 UStG. Wie diese Rechnung aussieht, zeigt die Kleinunternehmer-Rechnung. Ob Ihre Umsätze zur Regelung passen, prüfen Sie mit dem Kleinunternehmer-Check.

Rechnung von privat an eine Firma

Auch Unternehmen bitten Privatleute manchmal um eine Rechnung, zum Beispiel nach einem einmaligen Vortrag oder einer kleinen Auftragsarbeit. Die Firma braucht einen Beleg für ihre Buchhaltung. Ihre Rechnung sieht dabei genauso aus wie oben: ohne Umsatzsteuer, mit dem Hinweis auf Ihren Status als Privatperson. Die Firma kann aus Ihrer Rechnung deshalb keine Vorsteuer ziehen – das ist richtig so und kein Fehler Ihrer Rechnung.

Beschreiben Sie die Leistung so genau wie bei einem Privatkunden und nennen Sie den Tag, an dem Sie sie erbracht haben. Das hilft der Firma bei der Zuordnung und Ihnen, falls später jemand nachfragt.

Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

• Umsatzsteuer ausweisen: „inkl. 19 % MwSt.“ hat auf Ihrer Rechnung nichts zu suchen. Wer Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, kann den Betrag dem Finanzamt schulden (§ 14c UStG).
• Eine Steuernummer erfinden: Haben Sie keine, bleibt das Feld leer. Der Hinweis auf Ihren Status als Privatperson genügt.
• Bar kassieren ohne Beleg: Zahlt Ihr Auftraggeber bar, schreiben Sie „Betrag dankend in bar erhalten“ auf die Rechnung oder stellen eine Quittung aus. Jeder, der Geld erhält, muss auf Verlangen eine Quittung geben.
• Verkauf mit Dienstleistung verwechseln: Verkaufen Sie einen gebrauchten Gegenstand, etwa ein Fahrrad oder Ihr Auto, gelten andere Regeln – siehe Rechnung bei Privatverkauf.
• Ungenaue Beschreibung: „Hilfe“ allein sagt wenig. Schreiben Sie, was Sie getan haben, wann und wie lange.