Angebot für Reinigung schreiben – Treppenhaus, Büro, Grundreinigung

Vor dem Angebot: das Objekt besichtigen

Ein Reinigungsangebot ohne Besichtigung ist ein Ratespiel. Sehen Sie sich das Objekt an und notieren Sie: Zahl der Etagen und Podeste, Bodenbeläge, Fenster und Glasflächen, Verschmutzungsgrad, Wasseranschluss, Abstellmöglichkeit für Geräte sowie Schlüssel oder Zugangscodes. Bei Büros kommen die Flächen je Raumart dazu – Büros, Flure, Sanitärräume, Küche.

Das Beispiel in der Vorlage ist das Angebot eines Reinigungsbetriebs an eine Hausverwaltung: ein Mehrfamilienhaus mit Erdgeschoss und drei Obergeschossen. Vier Positionen ergeben 272,00 € netto im Monat, mit Umsatzsteuer 323,68 €. Weil der Kunde ein Unternehmen ist, stehen die Nettopreise im Vordergrund.

Das Leistungsverzeichnis: was, wie oft, womit

Hängen Sie ein solches Verzeichnis an das Angebot oder übernehmen Sie es in die Positionsbeschreibungen. Es ist später die Grundlage, wenn sich ein Mieter beschwert, dass etwas nicht gemacht wurde. Schreiben Sie auch dazu, ob Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterial und Geräte im Preis enthalten sind.

Vom Einsatzpreis zur Monatspauschale

Kalkulieren Sie zuerst den Preis eines einzelnen Einsatzes: benötigte Zeit mal Stundensatz, dazu Anfahrt und Material. Im Beispiel kostet eine wöchentliche Treppenhausreinigung 38,80 € netto. Ein Jahr hat 52 Wochen, im Durchschnitt also rund 4,33 Einsätze pro Monat. 38,80 € mal 4,33 ergibt die Monatspauschale von 168,00 €. So zahlt die Hausverwaltung jeden Monat denselben Betrag, obwohl manche Monate vier und andere fünf Reinigungstage haben.

Regeln Sie im Angebot auch, was an Feiertagen passiert und ob ausgefallene Einsätze nachgeholt werden:

Laufzeit, Kündigung und Schlüssel

Regelmäßige Reinigung ist ein Dauerauftrag. Ihr Angebot sollte deshalb Beginn, Laufzeit und Kündigungsfrist nennen; im Beispiel zwölf Monate, danach drei Monate zum Monatsende. Klären Sie auch, wie Sie mit Preisänderungen umgehen. Am einfachsten ist ein neues Angebot zum Ende der Laufzeit, statt die Preise im laufenden Vertrag zu ändern.

Wer Schlüssel bekommt, übernimmt Verantwortung. Dokumentieren Sie deshalb die Übergabe:

Häufige Fehler im Reinigungsangebot

• Kein Turnus: „Regelmäßige Reinigung“ sagt nichts. Schreiben Sie wöchentlich, 14-täglich oder an welchen Wochentagen.
• Sonderleistungen versteckt: Eine Grundreinigung oder Fensterreinigung im Monatspreis macht Ihr Angebot teurer als das der Konkurrenz, obwohl Sie mehr leisten. Weisen Sie sie getrennt aus.
• Vertretung ungeklärt: Sagen Sie, wer reinigt, wenn Sie krank oder im Urlaub sind.
• Zustand bei Beginn nicht festgehalten: Ist das Treppenhaus stark verschmutzt, gehört eine einmalige Grundreinigung vor die laufende Pflege – sonst wird die erste Woche zur Grundreinigung zum Preis der Unterhaltsreinigung.

Treppenhausreinigung in der Nebenkostenabrechnung

Hausverwaltungen legen die Kosten der Treppenhausreinigung meist auf die Mieter um. Für die Mieter ist das interessant, denn Treppenhausreinigung gilt in der Regel als haushaltsnahe Dienstleistung: 20 % der Arbeitskosten mindern die Einkommensteuer, bis zu 4.000 € im Jahr für alle haushaltsnahen Dienstleistungen zusammen. Dafür muss erkennbar sein, welcher Teil des Preises auf Arbeit entfällt. Weisen Sie den Arbeitsanteil deshalb in Ihren Rechnungen aus; bei reinen Reinigungsleistungen ist das oft fast der gesamte Betrag. Wie eine solche Rechnung aufgebaut ist, zeigt die Rechnung für Reinigung.

Ist Ihr Auftraggeber ein Unternehmen, etwa eine Hausverwaltungsfirma oder ein gewerblicher Vermieter, betrifft Sie auch die E-Rechnung. Ihre monatlichen Rechnungen dürfen Sie für Leistungen bis Ende 2026 mit Zustimmung des Kunden als PDF schicken. 2027 gilt das nur noch, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug, ab 2028 ist die E-Rechnung für alle Pflicht. Kleinunternehmer sind ausgenommen.

Büro- und Unterhaltsreinigung: nach Fläche kalkulieren

Bei Büros rechnen Sie nicht nach Etagen, sondern nach Quadratmetern und Raumart. Ausgangspunkt ist Ihr eigener Erfahrungswert, wie viel Fläche Sie pro Stunde schaffen – in Fluren mehr, in Sanitärräumen weniger. Ein vereinfachtes Beispiel mit angenommenen Werten: 320 m² Bürofläche, dreimal pro Woche, bei 160 m² pro Stunde. Das ergibt zwei Stunden je Einsatz und rund 26 Stunden im Monat. Mal Ihrem Stundensatz, plus Material und Anfahrt, ergibt sich die Monatspauschale.

Grundreinigung, Fensterreinigung oder Teppichreinigung bieten Sie besser als eigene oder optionale Positionen an, wie im Beispiel die einmalige Grundreinigung. Arbeiten Ihre Mitarbeiter nach Stunden, hilft ein Stundenzettel, die Einsätze nachzuweisen. Reinigen Sie allein und nutzen die Kleinunternehmerregelung, entfällt die Umsatzsteuer im Angebot ganz – siehe Angebot als Kleinunternehmer.