Rechnung für Catering schreiben – Speisen 7 %, Getränke 19 %

Was sich 2026 beim Catering geändert hat

Seit 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 % – ausgenommen ist ausdrücklich die Abgabe von Getränken, die weiter mit 19 % besteuert wird. Für Caterer heißt das: Speisen laufen jetzt zu 7 %, der Service rund ums Essen in der Regel ebenso, Getränke zu 19 %. In den Jahren 2024 und 2025 lag Catering mit Service noch bei 19 %; nur die reine Lieferung von Speisen ohne Service war schon vorher ermäßigt.

Entscheidend ist der Tag, an dem Sie die Leistung erbringen – nicht das Rechnungsdatum. Eine Weihnachtsfeier vom Dezember 2025, die Sie erst im Januar 2026 abrechnen, läuft deshalb noch nach den alten Regeln. Prüfen Sie auch Ihre gespeicherten Vorlagen und Kassenartikel: Viele enthalten noch 19 % auf das Essen.

Welcher Steuersatz für welche Position?

Die Vorlage oben zeigt eine typische Firmenfeier: Buffet, Desserts, Servicekräfte, Lieferung mit Geschirr, alkoholfreie Getränke, eine Kaffeestation und Stehtische. Im Beispiel ergeben sich 1.888,00 € netto zu 7 % und 535,50 € netto zu 19 % (Beispielpreise). Die Vorlage berechnet die Steuer je Satz getrennt und weist beide Summen aus.

Bei Nebenleistungen und eigenständigen Leistungen ist die Abgrenzung nicht immer eindeutig. Setzen Sie sie deshalb als eigene Positionen ab, wie im Beispiel. So sieht Ihr Kunde jeden Betrag, und ein falscher Satz lässt sich leicht korrigieren.

Pauschalpreis pro Person: Getränke herausrechnen

Viele Caterer bieten Pakete an, etwa eine Tagungspauschale oder ein Buffet „inklusive Getränke“ zu einem festen Preis pro Gast. Steuerlich enthält dieser Preis zwei Sätze, und auf der Rechnung müssen Sie das Entgelt nach Steuersätzen aufschlüsseln. Am einfachsten gelingt das, wenn Sie den Getränkeanteil schon im Angebot festlegen und auf der Rechnung zwei Zeilen bilden.

Für solche Pauschalangebote gibt es eine Vereinfachungsregel der Finanzverwaltung mit einem pauschalen Getränkeanteil. Ob und wie Sie sie nutzen, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung. Wer Getränke nach Verbrauch abrechnet, hat dieses Problem nicht.

Firmenkunden: Pflichtangaben und Fristen

Bestellt ein Unternehmen das Catering, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Veranstaltung eine Rechnung ausstellen. Liegt der Betrag über 250 €, braucht sie alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständige Namen und Anschriften, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistung, Leistungsdatum, Nettobeträge, Steuersätze und Steuerbeträge je Satz.

Als Leistungsdatum genügt der Tag der Veranstaltung. Nennen Sie außerdem Anlass, Ort und Gästezahl – Ihr Kunde braucht diese Angaben oft für seine eigene Buchhaltung.

Zur E-Rechnung: Zwischen Unternehmen im Inland dürfen Sie Rechnungen für Leistungen bis Ende 2026 noch als PDF schicken, wenn der Empfänger zustimmt. 2027 geht das nur noch, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Die PDFs dieser Vorlage sind keine E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes. Für Privatkunden ändert sich nichts.

Privatfeiern, Anzahlungen und Kleinunternehmer

Für Hochzeiten, Geburtstage oder Trauerfeiern im privaten Kreis besteht keine Rechnungspflicht. Eine Rechnung ist trotzdem üblich und erspart Diskussionen über Gästezahl und Getränkeverbrauch. Ein vorheriges Angebot mit Preisen pro Person macht die spätere Abrechnung noch einfacher.

Verlangen Sie bei großen Aufträgen eine Anzahlung, stellen Sie dafür eine eigene Abschlagsrechnung aus. In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits gezahlten Beträge ab.

Kochen Sie nebenbei für Feiern und sind Kleinunternehmer, entfällt die Aufteilung in 7 % und 19 % ganz: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und schreiben stattdessen den Hinweis nach § 19 UStG auf die Rechnung. Wie das aussieht, zeigt die Kleinunternehmer-Rechnung.

Typische Fehler auf Catering-Rechnungen

• Alles zu 19 %: Wer weiter 19 % auf das Essen schreibt, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt. Ihr Kunde zahlt zu viel, und Sie müssen die Rechnung berichtigen.
• Alles zu 7 %: Getränke sind nicht ermäßigt, auch nicht als Teil eines Pakets.
• Getränke in der Pauschale versteckt: Ein Preis pro Person ohne Aufteilung erfüllt die Pflicht zur Aufschlüsselung nach Steuersätzen nicht.
• Kein Datum der Veranstaltung: Das Leistungsdatum ist Pflicht, auch wenn es kurz vor dem Rechnungsdatum liegt.

Zum Gegenrechnen einzelner Beträge hilft der MwSt-Rechner.