Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro erstellen

Diese vier Angaben genügen bis 250 €

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, gelten vereinfachte Regeln nach § 33 UStDV. Pflicht sind nur:

1. Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift als leistendes Unternehmen
2. das Ausstellungsdatum
3. Menge und Art der gelieferten Ware oder Art und Umfang der Leistung
4. der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer und der Steuersatz – oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Weglassen dürfen Sie: Name und Anschrift des Kunden, Ihre Steuernummer, die Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und den separat ausgewiesenen Steuerbetrag. Die Grenze von 250 € bezieht sich auf den Bruttobetrag der ganzen Rechnung, nicht auf einzelne Positionen. Genau 250,00 € sind noch eine Kleinbetragsrechnung, 250,01 € nicht mehr.

Viele Unternehmen geben trotzdem mehr an, als sie müssten – etwa eine Rechnungsnummer, damit sich Belege später leichter wiederfinden lassen. Das ist erlaubt und oft praktisch. Die Vorlage blendet nichts aus; Felder, die Sie nicht brauchen, lassen Sie einfach leer.

Das Beispiel: zwei Steuersätze auf einem Beleg

Die Vorlage zeigt einen typischen Fall: Ein Bäckerei-Café verkauft für eine Besprechung sechs belegte Brötchen und vier Kaffee zum Mitnehmen. Speisen werden mit 7 % besteuert – seit 2026 übrigens auch, wenn sie im Café gegessen werden –, Getränke mit 19 %. Sobald auf einem Beleg zwei Steuersätze vorkommen, geben Sie für jeden Satz den Bruttobetrag und den Steuersatz getrennt an.

Die Vorlage weist zusätzlich Netto und Steuerbetrag aus. Vorgeschrieben ist das bei kleinen Beträgen nicht, es schadet aber nicht – und Ihr Kunde sieht die Steuer auf einen Blick. Wer einen Bruttopreis in Netto und Steuer zerlegen möchte, rechnet das mit dem MwSt-Rechner nach.

So füllen Sie die Vorlage für einen kleinen Beleg aus

Kleinbetragsrechnungen schreiben vor allem Betriebe, die vor Ort verkaufen oder kleine Aufträge erledigen: das Café mit der Brötchen-Bestellung, der Schlüsseldienst mit dem Nachschlüssel für 18 €, die Werkstatt mit der Fahrradkette für 35 €. So gehen Sie mit der Vorlage vor:

1. Ihre Daten: Name und vollständige Anschrift im Profil genügen. Eine Steuernummer dürfen Sie trotzdem angeben.
2. Empfänger: Lassen Sie das Feld leer oder tragen Sie nur den Namen ein, wenn Ihr Kunde ihn auf dem Beleg haben möchte – etwa für seine Spesenabrechnung.
3. Positionen: Menge, Bezeichnung und Steuersatz je Zeile. Sind Ihre Preise Endpreise, stellen Sie die Eingabe auf brutto um; die Vorlage rechnet die Steuer dann heraus.
4. Übergabe: PDF speichern, ausdrucken oder per E-Mail schicken. Bewahren Sie Ihre Kopie auf wie jede andere Rechnung.

Typische Fehler

• Steuersatz vergessen: „Gesamtbetrag 29,20 €“ allein genügt nicht. Der Steuersatz muss dabeistehen, bei zwei Sätzen beide.
• Grenze netto statt brutto gerechnet: 220 € netto plus 19 % sind 261,80 € – das ist keine Kleinbetragsrechnung mehr, sondern braucht alle Pflichtangaben.
• Leistung zu ungenau: „Waren“ oder „Diverses“ reicht nicht. Nennen Sie Menge und Art, wie im Beispiel „6 belegte Brötchen“.
• Aussteller unvollständig: Ein Firmenstempel ohne Anschrift oder nur ein Vorname genügt nicht. Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift müssen erkennbar sein.

Wann die Vereinfachung nicht gilt

Auch kleine Beträge brauchen eine vollständige Rechnung, wenn eine dieser Sonderregeln greift:

• Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten (innergemeinschaftliche Lieferungen)
• Fernverkäufe an Privatkunden in anderen EU-Staaten
• Fälle, in denen Ihr Kunde die Steuer schuldet (Reverse Charge), etwa bestimmte Bauleistungen zwischen Bauunternehmen

Für Rechnungen über 250 € oder in diesen Sonderfällen nutzen Sie die vollständige Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben.

Kleinbetragsrechnung als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer weisen ohnehin keine Umsatzsteuer aus. Den Hinweis auf die Steuerbefreiung brauchen Sie aber auch auf einer Kleinbetragsrechnung – ein Betrag ohne Erklärung reicht nicht.

Mehr zum Hinweis und zu den Umsatzgrenzen lesen Sie bei der Kleinunternehmer-Rechnung.

Kassenbon, Quittung, Kleinbetragsrechnung

Ob das Papier „Rechnung“, „Quittung“ oder „Kassenbon“ heißt, ist egal: Wer als Unternehmer damit abrechnet, stellt eine Rechnung aus. Eine Quittung über 40 € für eine kleine Reparatur muss deshalb die Angaben einer Kleinbetragsrechnung enthalten, also auch den Steuersatz. Eine Vorlage mit Betrag in Worten und Unterschriftszeile finden Sie unter Quittung erstellen.

Für Ihren Geschäftskunden reicht eine korrekte Kleinbetragsrechnung in der Regel auch für den Vorsteuerabzug – Bruttobetrag und Steuersatz genügen dafür.

Kassenbons aus einer Registrierkasse enthalten diese Angaben meist schon. Die Vorlage hilft, wenn Sie keine Kasse haben, unterwegs arbeiten oder einen Beleg nachträglich ausstellen sollen.

Eine E-Rechnung ist bei kleinen Beträgen nie nötig: Kleinbetragsrechnungen dürfen Sie immer auf Papier oder als PDF übergeben, auch an Unternehmen und auch nach dem Ende der Übergangsfristen.