Rechnung für Nachhilfe schreiben – mit Hinweis auf die Steuerbefreiung

Nachhilfe ist in der Regel umsatzsteuerfrei

Seit 1. Januar 2025 ist Schul- und Hochschulunterricht durch Privatlehrer ausdrücklich von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 21 Buchst. c UStG). Privatlehrer ist, wer als natürliche Person selbst unterrichtet – auf eigene Rechnung, in eigener Verantwortung und mit eigenem Konzept, zugeschnitten auf die einzelnen Schülerinnen und Schüler. Die Finanzverwaltung nennt den Nachhilfelehrer dabei ausdrücklich als Beispiel. Kleine Gruppen schaden nicht.

Für diese Befreiung brauchen Sie keine Bescheinigung der Schulbehörde. Sie schreiben also keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, sondern einen kurzen Hinweis, warum keine anfällt. Genau so ist die Vorlage oben eingestellt: sechseinhalb Stunden Mathematik zu je 30 € (Beispielpreis), zusammen 195 €, darunter der Hinweis auf § 4 Nr. 21 UStG.

Was auf die Nachhilfe-Rechnung gehört

Eine Pflicht, für Nachhilfe überhaupt eine Rechnung zu schreiben, gibt es nicht – steuerfreie Unterrichtsleistungen sind davon ausgenommen. Eltern, das Jobcenter oder andere zahlende Stellen verlangen aber meist einen Beleg. Schreiben Sie eine Rechnung, sollte sie diese Angaben enthalten:

Den Namen des Kindes nennen Sie am besten in der Leistungsbeschreibung. So ist klar, für wen der Unterricht war, auch wenn die Eltern unterschiedlich heißen oder mehrere Kinder kommen.

Bei Rechnungen bis 250 € brutto wie im Beispiel genügen sogar weniger Angaben, etwa ohne Rechnungsnummer. Mehr dazu bei der Kleinbetragsrechnung. Die vollständige Fassung schadet aber nie.

Monatlich abrechnen: Termine statt Pauschalen

Die meisten Nachhilfelehrer rechnen einmal im Monat ab. Listen Sie die Termine mit Datum auf oder fassen Sie sie in einer Zeile zusammen, wie im Beispiel. „Nachhilfe Oktober – 195 €“ allein ist zu ungenau: Wer später nachfragt, sieht nicht, welche Stunden bezahlt wurden.

Zusatztermine vor Klassenarbeiten oder Prüfungen setzen Sie als eigene Position ab. Das macht die Rechnung nachvollziehbar und erklärt, warum der Betrag höher ist als im Vormonat. Wer abgesagte Termine berechnen möchte, sollte das vorher mit den Eltern vereinbaren und auf die Vereinbarung verweisen.

Kleinunternehmer, Schüler, Studierende: welcher Hinweis passt?

Viele Nachhilfelehrer fragen sich, ob sie den Hinweis für Kleinunternehmer nach § 19 UStG brauchen. Für die Nachhilfe selbst nicht: Sie ist bereits nach § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei, und diese Umsätze zählen nicht einmal zum Gesamtumsatz, an dem die Kleinunternehmergrenze gemessen wird. Auf die Nachhilfe-Rechnung gehört deshalb der Hinweis auf § 4 Nr. 21. Haben Sie daneben andere Einnahmen, etwa aus Webdesign oder Übersetzungen, gilt für diese Rechnungen die Kleinunternehmer-Rechnung mit § 19-Hinweis.

Geben Sie regelmäßig Nachhilfe, auch neben Schule oder Studium, sind Sie selbständig tätig – unterrichtende Tätigkeit gilt steuerlich als freiberuflich. Melden Sie sich dann innerhalb eines Monats nach Beginn beim Finanzamt an (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Danach erhalten Sie eine Steuernummer für Ihre Rechnungen. Mehr zum Rahmen lesen Sie bei der Rechnung für Freiberufler.

Helfen Sie nur einmal aus, etwa einer Nachbarin vor der Abschlussprüfung, handeln Sie in der Regel als Privatperson. Dann passt eher die Rechnung als Privatperson.

Sonderfälle aus der Praxis

• Arbeit für ein Nachhilfeinstitut: Unterrichten Sie als Honorarkraft für eine Nachhilfeschule, gelten andere Regeln der Steuerbefreiung, für die eine Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde nötig sein kann. Klären Sie das mit dem Institut.
• Hausaufgabenbetreuung und Freizeitkurse: Ob reine Betreuung oder ein Hobbykurs noch als Schulunterricht gilt, hängt vom Einzelfall ab. Die Befreiung ist hier nicht selbstverständlich.
• Lernförderung über Bildung und Teilhabe: Zahlt das Jobcenter oder die Kommune die Nachhilfe, verlangt die zahlende Stelle meist eine Rechnung mit Namen des Kindes, Fach, Terminen und Stundenzahl. Diese Angaben enthält die Vorlage bereits.
• Barzahlung: Bezahlen die Eltern bar, vermerken Sie den Erhalt auf der Rechnung oder stellen eine Quittung aus.

Typische Fehler auf Nachhilfe-Rechnungen

• Umsatzsteuer ausgewiesen: Wer 19 % auf die Rechnung schreibt, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt – auch wenn die Leistung eigentlich steuerfrei wäre.
• Kein Hinweis auf die Befreiung: Ein Betrag ohne Steuer und ohne Begründung wirft Fragen auf. Ein Satz genügt.
• Kind statt Eltern als Empfänger: Vertragspartner sind meist die Eltern. Das Kind nennen Sie in der Beschreibung.
• Keine Fälligkeit: Ohne Zahlungsziel ist der Betrag sofort fällig, doch viele Eltern warten dann einfach ab. Ein Datum hilft. Kommt trotzdem nichts, reicht oft eine freundliche Zahlungserinnerung.

Speichern Sie jede Rechnung als PDF – als selbständige Lehrkraft bewahren Sie Rechnungen acht Jahre auf. Bei Unsicherheit, ob Ihr Angebot unter die Befreiung fällt, fragen Sie im Zweifel eine Steuerberatung.