Angebot auf Englisch schreiben – Quotation mit Vorlage

Quotation, Quote, Offer oder Estimate – welches Wort passt?

„Angebot“ lässt sich auf Englisch auf mehrere Arten übersetzen, und die Wörter bedeuten nicht ganz dasselbe. Für ein schriftliches Preisangebot mit festen Positionen ist Quotation der übliche Titel, im Alltag auch kurz Quote. Offer klingt nach Vertragsrecht oder Sonderangebot und steht selten über einem Dokument. Estimate ist eine Schätzung – das entspricht eher dem deutschen Kostenvoranschlag.

Die Vorlage oben verwendet „Quotation“. Können Sie den Aufwand noch nicht sicher beziffern, schreiben Sie besser einen Kostenvoranschlag – auf Englisch „Cost estimate“.

Das Beispiel: Website-Relaunch für einen Kunden in London

Die Vorlage ist mit einem Beispiel gefüllt: Eine Webdesignerin aus Deutschland bietet einem britischen Unternehmen einen Website-Relaunch an. Das Konzept kostet pauschal 1.200 €, dazu kommen 32 Stunden Entwicklung zu je 75 €, 8 Stunden Lektorat zu je 65 € und eine Pauschale für den Launch. Zusammen ergibt das 4.470 € netto. Das Angebot gilt 30 Tage, die Zahlung ist in zwei Raten vereinbart. Alle Preise sind Beispielwerte.

Ein Angebot hat in Deutschland keine gesetzlichen Pflichtangaben wie eine Rechnung. Damit Ihr Kunde schnell entscheiden kann, sollten trotzdem diese Punkte drinstehen:

• Quotation no. und Date – damit sich Rückfragen und die spätere Invoice eindeutig zuordnen lassen.
• Valid until – ein konkretes Datum statt „30 days“.
• Description – die Leistung so beschrieben, dass sie ohne Telefonat verständlich ist.
• Qty, Unit price, Amount – Menge, Einzelpreis und Betrag je Position.
• Net, VAT, Total – und die Währung, am besten zusätzlich als Code „EUR“.
• Payment terms und Delivery time – Anzahlung, Zahlungsfrist, Liefertermin.
• Acceptance – eine Zeile für die Unterschrift des Kunden. Die Vorlage druckt sie automatisch.

Umsatzsteuer im englischen Angebot

Ob auf Ihrem Angebot deutsche Umsatzsteuer steht, hängt nicht von der Sprache ab, sondern davon, wer Ihr Kunde ist und wo er sitzt. Für Dienstleistungen gilt in der Regel:

• Unternehmen außerhalb der EU (zum Beispiel Großbritannien, Schweiz, USA): Der Leistungsort liegt beim Kunden, die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar (§ 3a Abs. 2 UStG). Sie bieten ohne deutsche Umsatzsteuer an – wie im Beispiel.
• Unternehmen in einem anderen EU-Staat: ebenfalls ohne deutsche Umsatzsteuer. In der späteren Rechnung brauchen Sie den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ sowie Ihre eigene und die USt-IdNr. des Kunden.
• Privatkunden im Ausland: Hier fällt meist deutsche Umsatzsteuer an. Für bestimmte Leistungen an Privatleute außerhalb der EU, etwa Beratung oder Werbung, gelten Ausnahmen.
• Arbeiten an einem Grundstück in Deutschland: deutsche Umsatzsteuer, auch wenn der Auftraggeber im Ausland sitzt.

Liefern Sie Waren in ein Land außerhalb der EU, kann die Lieferung als Ausfuhr steuerfrei sein, wenn Sie die Ausfuhr nachweisen. Was das für Kunden in der Schweiz konkret bedeutet, lesen Sie bei der Rechnung in die Schweiz. Als Kleinunternehmer weisen Sie ohnehin keine Umsatzsteuer aus; wie Sie das im Angebot formulieren, zeigt das Angebot als Kleinunternehmer.

Textbausteine auf Englisch

Diese Formulierungen passen in den Einleitungs- und Schlusstext der Vorlage oder in Ihre E-Mail. Passen Sie Namen, Daten und Beträge an:

Schreiben Sie Daten im Fließtext am besten mit ausgeschriebenem Monat, also „30 November 2026“. Dann gibt es keine Verwechslung zwischen britischer und amerikanischer Schreibweise.

Typische Fehler bei englischen Angeboten

• Falsche Freunde: „Offer“ als Dokumenttitel, „MwSt.“ statt „VAT“ oder „Pos.“ statt „Item“ wirken unprofessionell. Die Vorlage setzt die englischen Beschriftungen automatisch.
• Zahlenformat: Im Englischen trennt das Komma die Tausender und der Punkt die Nachkommastellen. Nennen Sie die Gesamtsumme im Begleittext deshalb in englischer Schreibweise, etwa „EUR 4,470.00“.
• Kein Ablaufdatum: Nach deutschem Recht ist ein Angebot verbindlich, wenn Sie die Bindung nicht ausschließen. Ohne „Valid until“ bleibt offen, wie lange Ihr Kunde noch annehmen kann.
• Großbritannien wie ein EU-Land behandeln: Das Vereinigte Königreich ist kein EU-Mitglied mehr. Für britische Firmenkunden gelten die Regeln für Drittländer, nicht die EU-Regeln mit der USt-IdNr. des Kunden.
• Nettopreise an Privatkunden: Gegenüber Verbrauchern in Deutschland müssen Sie Gesamtpreise inklusive Umsatzsteuer angeben. Netto-Angebote sind für Unternehmen gedacht.
• Leistung zu knapp beschrieben: „Web design“ allein lässt offen, wie viele Seiten, Korrekturschleifen und Sprachen enthalten sind. Schreiben Sie den Umfang aus, so wie im Beispiel.

Nach dem Ja: von der Quotation zur Invoice

Hat Ihr Kunde unterschrieben, wandeln Sie das Angebot mit „In Rechnung umwandeln“ in eine englische Rechnung um. Absender, Kunde und Positionen bleiben erhalten. Was eine Invoice zusätzlich braucht – Rechnungsnummer, Leistungsdatum und den passenden Steuerhinweis –, zeigt die Seite Rechnung auf Englisch.

Rechnungen und Angebote dürfen auf Englisch geschrieben sein. Das Finanzamt kann bei fremdsprachigen Belegen aber eine Übersetzung verlangen. Bewahren Sie Angebot und Rechnung deshalb zusammen auf und halten Sie die Leistungsbeschreibung so klar, dass sie auch ohne Wörterbuch verständlich ist. Bei ungewöhnlichen Auslandsfällen, etwa Leistungen vor Ort beim Kunden, fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.