Kostenvoranschlag für die Versicherung schreiben

Wann die Versicherung einen Kostenvoranschlag verlangt

Nach einem Schaden fragt die Versicherung zuerst: Was kostet die Reparatur? Bei kleineren Schäden – eine gesprungene Scheibe, ein beschädigtes Möbelstück, ein Kratzer im Lack – genügt ihr oft der Kostenvoranschlag eines Fachbetriebs. Bei größeren Schäden beauftragt sie eher einen Gutachter. Eine feste Grenze gibt es nicht; bei Autoschäden wird häufig eine Größenordnung von 750 bis 1.000 € genannt. Fragen Sie im Zweifel vorher bei der Versicherung nach, was sie braucht.

Der Kostenvoranschlag richtet sich an Ihren Kunden, also den Geschädigten oder Versicherungsnehmer. Er reicht ihn zusammen mit der Schadensmeldung ein. Typische Fälle sind Haftpflichtschäden durch Dritte, Glasbruch, Leitungswasserschäden in Hausrat oder Gebäude sowie Unfallschäden am Auto – für Werkstätten gibt es dafür den Kostenvoranschlag für die Kfz-Werkstatt.

Was der Kostenvoranschlag enthalten sollte

• Schadennummer der Versicherung, falls schon vorhanden, und Name des Versicherungsnehmers.
• Schadensort und Schadenstag – den Tag so, wie ihn der Kunde angibt.
• Schadensbild: was Sie selbst festgestellt haben, sachlich und ohne Schuldzuweisung.
• Ursache nur als Angabe des Kunden kennzeichnen („laut Kundin“), wenn Sie sie nicht selbst beurteilen können.
• Positionen mit Material, Arbeitszeit und Nebenkosten einzeln – Notmaßnahmen getrennt von der eigentlichen Reparatur.
• Netto, Umsatzsteuer und Brutto getrennt ausgewiesen.
• Anlagen: Fotos vom Schaden, bei Bedarf mit Maßband im Bild.

Das Beispiel oben zeigt einen Glasbruch: Eine Glaserei schätzt den Austausch einer Isolierglasscheibe in einer Terrassentür, einschließlich Notverglasung bis zur Lieferung der neuen Scheibe. Zusammen sind das 627 € netto oder 746,13 € brutto. Der Titel „Kostenvoranschlag zur Schadensregulierung“ macht den Zweck sofort klar. Alle Preise sind Beispielwerte.

Notmaßnahmen als eigene Position

Manche Arbeiten dulden keinen Aufschub: Eine zerbrochene Scheibe muss provisorisch verschlossen, ein nasser Boden getrocknet, ein offenes Dach abgedeckt werden. Führen Sie solche Notmaßnahmen getrennt von der eigentlichen Reparatur auf und schreiben Sie dazu, ob sie schon erledigt sind. So sieht die Versicherung, welche Kosten bereits entstanden sind, um größere Folgeschäden zu verhindern – und welche erst nach ihrer Freigabe anfallen.

Warum Netto und Umsatzsteuer getrennt stehen sollten

Wird eine Sache beschädigt, muss der Schädiger die Umsatzsteuer nur ersetzen, wenn und soweit sie tatsächlich angefallen ist (§ 249 Abs. 2 Satz 2 BGB). Lässt Ihr Kunde nicht reparieren und rechnet nur auf Grundlage des Kostenvoranschlags ab – man spricht von fiktiver Abrechnung –, erhält er von der Haftpflichtversicherung des Schädigers in der Regel nur den Nettobetrag. Die Umsatzsteuer gibt es meist erst gegen die Reparaturrechnung.

Deshalb sollte die Umsatzsteuer im Kostenvoranschlag klar getrennt ausgewiesen sein. Die Vorlage weist Netto, Steuer und Gesamtbetrag automatisch aus. Bei der eigenen Versicherung, etwa Hausrat, Gebäude oder Kasko, richten sich die Einzelheiten nach den Vertragsbedingungen.

Textbausteine für Betrieb und Kunde

Die ersten beiden Bausteine gehören in den Kostenvoranschlag, der dritte ist das Begleitschreiben, mit dem Ihr Kunde ihn einreicht:

Wer bezahlt den Kostenvoranschlag?

Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB). Möchten Sie Besichtigung und Ausarbeitung berechnen – bei Versicherungsfällen ist der Aufwand oft höher –, vereinbaren Sie die Gebühr vor dem Termin mit Ihrem Kunden. Ob die Versicherung diese Kosten übernimmt, sollte der Kunde vorher bei ihr klären. Im Beispiel ist der Kostenvoranschlag kostenlos; die Notverglasung ist dagegen eine echte Leistung und steht deshalb als eigene Position darin.

Typische Fehler – und was nach der Freigabe passiert

• Ursache als Tatsache darstellen, obwohl Sie den Schaden nicht entstehen sahen.
• Vorschäden einbeziehen: Ältere Schäden gehören nicht in den Kostenvoranschlag für diesen Schadensfall.
• Nur eine Bruttosumme: Ohne getrennten Steuerausweis fragt die Versicherung nach, und die Regulierung dauert länger.
• Gefälligkeitsaufschläge: Ein überhöhter Kostenvoranschlag ist kein Freundschaftsdienst – er kann für Betrieb und Kunde strafrechtliche Folgen haben.
• Keine Fotos: Ohne Bilder kann die Versicherung den Schaden schlecht prüfen.

Gibt die Versicherung grünes Licht, wandeln Sie den Kostenvoranschlag mit „In Rechnung umwandeln“ in eine Rechnung um. Weichen die tatsächlichen Kosten ab, erklären Sie den Grund kurz in der Rechnung. Allgemeine Regeln zu Bindung, Gültigkeit und Mehrkosten finden Sie unter Kostenvoranschlag erstellen. Bei Wasserschäden mit mehreren Gewerken hilft der Aufbau mit getrenntem Lohn und Material aus dem Kostenvoranschlag für Handwerker.