Rechnung für eine Dienstleistung schreiben

Was eine Dienstleistung auf der Rechnung ausmacht

Bei einer Warenlieferung nennen Sie Menge und Bezeichnung, etwa „4 Stück LED-Leuchtmittel E27“. Bei einer Dienstleistung verlangt das Gesetz stattdessen Umfang und Art der Leistung. Genau an dieser Stelle scheitern viele Dienstleistungsrechnungen: „Hausmeistertätigkeit“ oder „diverse Arbeiten“ sagt nicht, was tatsächlich gemacht wurde.

Eine gute Leistungsbeschreibung beantwortet drei Fragen: Was wurde gemacht, wann oder in welchem Zeitraum, und in welchem Umfang – nach Stunden, Einsätzen, Quadratmetern oder als vereinbarte Pauschale.

Ein Dritter, der den Auftrag nicht kennt, sollte aus Ihrer Beschreibung verstehen, wofür bezahlt wird. Das ist der beste Test.

Pauschale, Stunden und Material richtig aufteilen

Im Beispiel oben stehen drei Arten von Positionen nebeneinander:

• Die vereinbarte Monatspauschale von 420 € für alle regelmäßigen Leistungen aus dem Hausmeistervertrag.
• Ein Zusatzauftrag nach Aufwand: 3 Stunden zu je 38 € mit Datum. Zusatzleistungen gehören in eine eigene Zeile, damit der Kunde sie vom Vertrag unterscheiden kann.
• Material: 4 Leuchtmittel zu je 6,90 €. Material führen Sie mit Menge und Bezeichnung auf, statt es in der Pauschale zu verstecken.

Netto sind das 561,60 €, mit 19 % Umsatzsteuer (106,70 €) zusammen 668,30 €. Anfahrtspauschalen oder Entsorgungskosten stellen Sie ebenfalls als eigene Position in Rechnung, wenn sie vereinbart sind.

Stundensatz oder Pauschale?

Eine Pauschale ist für Ihren Kunden planbar, die Abrechnung nach Stunden schützt Sie, wenn der Aufwand schwer abzuschätzen ist. Bei Stunden nennen Sie Anzahl und Stundensatz. Bei einer Pauschale beschreiben Sie, was sie abdeckt – sonst wird später über jede Zusatzleistung diskutiert. Die Monatspauschale im Beispiel zählt deshalb die enthaltenen Tätigkeiten auf.

Gab es vorher ein Angebot, übernehmen Sie dessen Positionen und Preise. Weicht die Rechnung ab – etwa weil mehr Stunden nötig waren –, sollte das aus den Positionen erkennbar sein. Wie ein Angebot mit klaren Positionen aussieht, zeigt die Vorlage Angebot schreiben.

Leistungsdatum und Leistungszeitraum

Der Zeitpunkt der Leistung ist Pflicht, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Bei Dienstleistungen, die sich über Tage oder Wochen ziehen, geben Sie einen Zeitraum an; der Kalendermonat genügt ebenfalls.

Für regelmäßige Leistungen mit festem Vertrag – Hausmeisterdienst, Wartung, Unterhaltsreinigung – schreiben viele Anbieter jeden Monat eine eigene Rechnung mit eigener Nummer und verweisen darin auf den Vertrag. So weiß der Kunde, auf welcher Grundlage die Pauschale beruht, und kann sie ohne Rückfrage freigeben.

Rechnen Sie nach Stunden ab, legen Sie auf Wunsch einen Nachweis bei, etwa einen Stundenzettel. Nennen Sie ihn in der Rechnung mit Datum, damit klar ist, welche Anlage gemeint ist.

Dienstleistung für Privatkunden: zwei Besonderheiten

Steuervorteil für Ihre Kunden: Haushaltsnahe Dienstleistungen wie Wohnungsreinigung, Gartenpflege oder Treppenhausreinigung können Privatkunden in der Regel steuerlich geltend machen: Die Steuer sinkt um 20 % der Arbeitskosten, höchstens um 4.000 € im Jahr. Dafür brauchen sie eine Rechnung und müssen auf Ihr Konto überweisen; Barzahlung zählt nicht. Weisen Sie Arbeitskosten und Material deshalb am besten getrennt aus. Wie das aussieht, zeigt die Handwerkerrechnung, die Arbeits- und Materialkosten trennt.

Arbeiten am Haus oder Grundstück: Wer für Privatleute eine steuerpflichtige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt – etwa eine Renovierung –, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen und darin darauf hinweisen, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss. Bei reinen Dienstleistungen ohne Bezug zum Gebäude entfällt dieser Hinweis.

Wer die Dienstleistung erbringt, zählt

Haben Sie die Leistung nur einmalig und ohne Gewerbe erbracht, schreiben Sie keine Umsatzsteuer auf die Rechnung. Wie das geht, lesen Sie bei der Rechnung als Privatperson. Erbringen Sie Dienstleistungen regelmäßig, sind Sie Unternehmer. Liegt Ihr Umsatz unter den Grenzen der Kleinunternehmerregelung, rechnen Sie ohne Umsatzsteuer und mit Hinweis auf § 19 UStG ab, sonst mit Umsatzsteuer – für die allermeisten Dienstleistungen 19 %.

Rechnungen an Unternehmen müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen. Warten Sie nicht so lange: Je später die Rechnung kommt, desto später kommt auch Ihr Geld.

Kurz prüfen vor dem Versand

1. Ist jede Leistung so beschrieben, dass ein Außenstehender sie versteht?
2. Stehen Datum oder Zeitraum der Leistung auf der Rechnung?
3. Sind Pauschale, Stunden und Material in eigenen Zeilen?
4. Passt der Betrag zum Angebot oder Vertrag?
5. Sind Rechnungsnummer, Steuernummer und Bankverbindung vollständig?