Was auf eine Fotografen-Rechnung gehört
Neben den üblichen Pflichtangaben – Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsdatum, Beträge und Steuer – sollte eine Fotografen-Rechnung zeigen, was genau der Kunde bekommt:
- Aufnahmedatum und Ort des Shootings – das ist zugleich Ihr Leistungsdatum
- Umfang: Zahl der Motive oder Bilder, Format, Bearbeitung
- Nutzungsrechte: Art (einfach oder ausschließlich), Medien (Website, Print, Social Media, Werbung), Dauer und Gebiet
- Nebenkosten wie Anfahrt, Studio, Requisiten oder Visagistin als eigene Positionen
Die Beschreibung der Nutzungsrechte ist mehr als Formsache: Sie hält fest, wofür Ihr Kunde die Bilder verwenden darf – und wofür nicht.
Das Beispiel: Produktfotos für einen Onlineshop
Die Vorlage zeigt einen Auftrag für einen kleinen Keramik-Onlineshop: ein Studiotag für 24 Artikel in je zwei Ansichten (690 €), Freistellung und Farbkorrektur von 48 Bildern zu je 6 €, Requisiten (45 €) und das Nutzungsrecht für Shop und Social Media (480 €). Honorar und Nebenkosten laufen mit 19 %, die Nutzungsrechte mit 7 %. Die Rechnung weist beide Steuersätze getrennt aus: 1.503 € netto, 227,97 € Umsatzsteuer, 1.730,97 € brutto.
Im Schlusstext steht, dass die Nutzungsrechte erst mit vollständiger Bezahlung gelten. Das sollte so auch im Angebot oder Vertrag vereinbart sein – die Rechnung wiederholt es nur.
7 % oder 19 %? Nutzungsrechte getrennt ausweisen
Für die Einräumung von Rechten nach dem Urheberrechtsgesetz gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Fotografen nutzen ihn in der Regel, wenn sie einem Unternehmen Nutzungsrechte für Werbung, Presse oder die Website einräumen. Liefern Sie dagegen Bilder zur privaten Nutzung – Hochzeitsreportage, Bewerbungs- oder Passfotos, Abzüge –, fallen in der Regel 19 % an.
| Leistung | Steuersatz in der Regel |
|---|---|
| Nutzungsrechte für Werbung, Website oder Presse eines Unternehmens | 7 % auf die Rechte |
| Aufnahmehonorar, Bildbearbeitung, Studio, Anfahrt | 19 % |
| Hochzeitsreportage für ein Brautpaar | 19 % |
| Bewerbungs- und Passfotos | 19 % |
| Abzüge und Ausdrucke | 19 % |
Die Abgrenzung ist im Einzelfall nicht immer eindeutig. Weisen Sie Honorar und Nutzungsrechte deshalb in getrennten Positionen aus – so ist nachvollziehbar, worauf welcher Satz entfällt. Bei größeren Aufträgen lohnt es sich, die Aufteilung einmal mit Ihrem Steuerberater abzustimmen.
Paketpreise für Firmenkunden aufteilen
Viele Fotografen verkaufen Geschäftskunden Pakete, etwa „Business-Porträts, halber Tag, inklusive Nutzung für Website und LinkedIn: 890 €“. Für die Rechnung lohnt es sich, ein solches Paket in zwei Zeilen zu zerlegen: das Honorar für Aufnahme und Bearbeitung und den Anteil für die Nutzungsrechte. Legen Sie diese Aufteilung schon im Angebot fest und bleiben Sie bei Folgeaufträgen dabei – so wirkt sie nicht willkürlich. Möchte der Kunde später zusätzliche Rechte, etwa für eine Plakatkampagne, rechnen Sie diese in einer eigenen Rechnung ab, in der Regel mit 7 %.
Für Firmenkunden im Inland gilt außerdem: Umsätze bis Ende 2026 dürfen Sie noch als PDF abrechnen, wenn der Kunde zustimmt; 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Die PDFs dieser Vorlage sind keine E-Rechnungen. Als Kleinunternehmer und gegenüber Privatkunden betrifft Sie die E-Rechnungspflicht nicht.
Hochzeit, Familie, Bewerbung: Rechnung an Privatkunden
Privatkunden brauchen keine Rechte für Werbung, sondern schöne Bilder – hier rechnen Sie in der Regel komplett mit 19 % ab. In Angeboten an Verbraucher sind Endpreise inklusive Umsatzsteuer ohnehin Pflicht. Bei Hochzeiten ist eine Anzahlung bei der Buchung üblich; ziehen Sie sie in der Schlussrechnung ab. Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, gehört auch die Steuer auf die Anzahlung in den Abzug.
Als Kleinunternehmer fotografieren
Viele Fotografinnen und Fotografen starten als Kleinunternehmer. Dann entfällt die Frage nach 7 oder 19 % ganz: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und drucken den Hinweis nach § 19 UStG. Die Nutzungsrechte beschreiben Sie trotzdem. Mehr dazu bei der Kleinunternehmer-Rechnung. Ein passendes Angebot klärt Paketpreis, Anzahlung und Bildumfang schon vor dem Shooting.
Textbausteine für Nutzungsrechte
Diese Sätze ersetzen keinen Vertrag, machen die Rechnung aber eindeutig. Typische Fehler sind eine Hochzeitsreportage, die komplett mit 7 % abgerechnet wird, Nutzungsrechte ohne Angabe des Umfangs („alle Rechte“) und ein fehlendes Aufnahmedatum.
Freiberufler oder Gewerbe – und Kunden im Ausland
Bildberichterstatter, also Fotojournalisten, zählen zu den freien Berufen. Andere Fotografen – etwa in der Hochzeits- oder Produktfotografie – können gewerblich tätig sein; die Abgrenzung hängt vom Einzelfall ab. Für die Rechnung spielt das keine Rolle: Die Pflichtangaben sind für Freiberufler und Gewerbetreibende gleich (siehe Rechnung als Freiberufler).
Räumen Sie Nutzungsrechte einem Kunden im Ausland ein, fällt oft keine deutsche Umsatzsteuer an: Bei Firmenkunden in der EU gilt Reverse Charge, und bei Kunden in der Schweiz – auch bei Privatleuten – liegt der Leistungsort für Nutzungsrechte dort. Details finden Sie unter Rechnung in die Schweiz.
Häufige Fragen: Rechnung Fotograf
Welche Mehrwertsteuer berechnet ein Fotograf?
Für die Einräumung von Nutzungsrechten, etwa für Werbung oder die Website eines Unternehmens, in der Regel 7 %. Für Fotos zur privaten Nutzung wie Hochzeits- oder Bewerbungsfotos in der Regel 19 %.
Muss ich die Nutzungsrechte auf der Rechnung angeben?
Eine gesetzliche Pflichtangabe ist das nicht, aber dringend zu empfehlen. Beschreiben Sie Art, Medien, Dauer und Gebiet der Nutzung – das schafft Klarheit und macht nachvollziehbar, worauf der ermäßigte Steuersatz entfällt.
Wie schreibe ich als Fotograf eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Die Aufteilung in 7 % und 19 % entfällt; Leistungen und Nutzungsrechte beschreiben Sie trotzdem.
Ist ein Fotograf Freiberufler oder Gewerbetreibender?
Bildberichterstatter gehören zu den freien Berufen, bei anderen Fotografen hängt es von der Tätigkeit ab. Auf die Rechnung hat das keinen Einfluss – die Pflichtangaben sind gleich.
Muss ich Hochzeitsfotos mit 19 % abrechnen?
In der Regel ja, weil das Brautpaar die Bilder privat nutzt. Als Kleinunternehmer weisen Sie gar keine Umsatzsteuer aus.
Gehören Reisekosten auf die Fotografen-Rechnung?
Ja, wenn sie vereinbart sind. Führen Sie sie als eigene Position auf, etwa mit gefahrenen Kilometern oder als Pauschale.
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