Stundenzettel online ausfüllen und Stunden berechnen

Was auf einen Stundenzettel gehört

Ein Stundenzettel soll auch Monate später noch zeigen, wer wann wie lange gearbeitet hat. Diese Angaben gehören hinein:

Das Beispiel oben zeigt drei Einsätze einer Aushilfe im Lager. Die Vorlage rechnet die Dauer pro Tag und die Summe selbst aus, hier 14,25 Stunden. Ist ein Stundensatz eingetragen – im Beispiel 13,90 €, der gesetzliche Mindestlohn 2026 –, sehen Sie zusätzlich den Betrag: 198,08 €. Zeilen fügen Sie mit einem Klick hinzu; die nächste Zeile übernimmt die Zeiten des Vortags.

Wer die Arbeitszeit aufzeichnen muss

Für bestimmte Beschäftigte schreibt das Mindestlohngesetz die Aufzeichnung ausdrücklich vor (§ 17 MiLoG). Das betrifft alle Minijobber sowie Beschäftigte in Branchen, die besonders von Schwarzarbeit betroffen sind – unter anderem Bau, Gastronomie und Beherbergung, Gebäudereinigung sowie Spedition und Transport. Für Minijobs in Privathaushalten gilt die Pflicht nicht.

• Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
• Das muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeit geschehen.
• Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Die Pflicht liegt beim Arbeitgeber, auch wenn in der Praxis oft die Beschäftigten den Zettel ausfüllen. Nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 brauchen Arbeitgeber zudem grundsätzlich ein System, mit dem die Arbeitszeit erfasst wird. Wie das im Einzelnen aussehen muss, ist gesetzlich noch nicht abschließend geregelt.

Stunden richtig berechnen und umrechnen

Die Formel ist einfach: Ende minus Beginn minus Pause. Knifflig wird es erst bei der Umrechnung, denn Lohnabrechnung und Rechnungen arbeiten mit Dezimalstunden. 7 Stunden und 45 Minuten sind 7,75 Stunden – nicht 7,45.

Pausen zieht die Vorlage nicht automatisch ab – tragen Sie die tatsächliche Pause ein. Zur Orientierung: Nach dem Arbeitszeitgesetz sind bei mehr als sechs Stunden Arbeit in der Regel mindestens 30 Minuten Pause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten.

Minijob: Wie viele Stunden passen in die Verdienstgrenze?

Beim Minijob begrenzen Verdienstgrenze und Mindestlohn gemeinsam die Arbeitszeit. 2026 liegt die Grenze bei 603 € im Monat, der Mindestlohn bei 13,90 € pro Stunde. Zum 1. Januar 2027 steigen beide Werte.

Liegt der Stundenlohn über dem Mindestlohn, sind es entsprechend weniger Stunden. Ein Stundenzettel, den Sie jeden Monat aufsummieren, zeigt früh, wenn die Grenze knapp wird.

Ein Rechenbeispiel: Wer im Oktober 2026 an neun Tagen je 4:45 Stunden arbeitet, kommt auf 42,75 Stunden. Bei 13,90 € sind das 594,23 € – knapp unter der Grenze von 603 €. Drei Stunden mehr, und der Monat läge über 603 €. Die Grenze wird in der Regel über das Jahr betrachtet, ein einzelner Monat darüber beendet den Minijob also nicht automatisch – klären Sie solche Fälle trotzdem vorher mit dem Arbeitgeber. Für Minijobs ist ein Stundenzettel pro Monat praktischer als einer pro Woche, weil er zum Abrechnungsmonat passt.

Unterschrift, Urlaub und Aufbewahrung

Das Mindestlohngesetz verlangt die Aufzeichnung, aber keine Unterschrift. Trotzdem ist es sinnvoll, wenn beide Seiten den Stundenzettel unterschreiben: Dann sind die Zeiten bestätigt, bevor es Streit darüber gibt. Die Vorlage druckt dafür zwei Unterschriftsfelder.

Für Tage ohne Arbeit gibt es keine gesetzliche Form. Bewährt hat sich eine eigene Zeile mit Datum und einem Vermerk wie „Urlaub“, „krank“ oder „Feiertag“, ohne Beginn und Ende. Wie Ihr Arbeitgeber solche Tage eingetragen haben möchte, sprechen Sie am besten mit ihm ab.

Speichern Sie jeden fertigen Stundenzettel als PDF. Die Vorlage merkt sich Ihre Eingaben nur im Browser, und der ist kein Archiv: Wer den Browserverlauf löscht, verliert die Daten. Liegt ein Stundenzettel einer Rechnung bei, bewahren Sie ihn zusammen mit der Rechnung auf.

Häufige Fehler

• Zeiten erst am Monatsende aus dem Gedächtnis eintragen
• Pausen vergessen oder pauschal abziehen, obwohl sie anders lagen
• Minuten als Dezimalstellen lesen, also 7:45 als 7,45 statt 7,75
• Keinen Zeitraum angeben, sodass später unklar ist, welcher Monat gemeint war

Stundenzettel für Selbständige: Nachweis zur Rechnung

Auch Freiberufler und Selbständige nutzen Stundenzettel – nicht für den Lohn, sondern als Nachweis gegenüber dem Kunden. Gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht, als Anlage zur Rechnung aber gut geeignet. Mit „Als Rechnung übernehmen“ wird aus den erfassten Stunden und Ihrem Stundensatz direkt eine Rechnung. Was die Rechnung dann noch braucht, steht bei der Rechnung für Freiberufler.

Arbeiten Sie im Handwerk oder auf Baustellen, finden Sie Hinweise zu Stundenlohnarbeiten und zur Gegenzeichnung durch den Kunden beim Stundenzettel für Handwerker. Wer als Reinigungskraft nach Stunden abrechnet, findet ein passendes Muster bei der Rechnung für Reinigung.