Angebot schreiben – Vorlage, Aufbau und Formulierungen

Was in ein Angebot gehört

Anders als für die Rechnung schreibt das Gesetz für ein Angebot keine Pflichtangaben vor. Trotzdem erwartet Ihr Kunde bestimmte Inhalte – und Sie brauchen sie, damit später klar ist, was vereinbart wurde. Bewährt hat sich dieser Aufbau:

Die Vorlage oben enthält alle diese Bausteine. Das Beispiel ist das Angebot eines IT-Dienstleisters an eine kleine Kanzlei: fünf Arbeitsplätze einrichten, eine Datensicherung aufbauen, den Drucker einbinden und das Team einweisen. Zusammen sind das 1.440,00 € netto, 273,60 € Umsatzsteuer und 1.713,60 € gesamt. Ersetzen Sie die Positionen durch Ihre eigenen – Gültigkeitsdatum und Unterschriftsfeld setzt die Vorlage automatisch. Das PDF ist wie ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 aufgebaut, die Anschrift Ihres Kunden passt ins Fenster eines Briefumschlags.

Leistungen so beschreiben, dass keine Fragen offen bleiben

Die Leistungsbeschreibung ist der wichtigste Teil. Was dort nicht steht, ist später nicht vereinbart – oder es wird darüber gestritten. Drei Regeln helfen:

• Konkret statt pauschal: „Einrichtung von 5 Arbeitsplätzen mit Benutzerkonto, E-Mail und Office“ sagt mehr als „IT-Arbeiten“.
• Mengen und Einheiten nennen: Stück, Stunden, Quadratmeter oder Pauschale. Bei Stunden hilft eine Schätzung mit dem Zusatz, dass nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet wird.
• Grenzen ziehen: Schreiben Sie dazu, was nicht enthalten ist, etwa Lizenzkosten, Einsätze am Wochenende oder Arbeiten an fremder Software.

Für Handwerksbetriebe kommen ein paar Besonderheiten hinzu, zum Beispiel die Trennung von Lohn und Material. Das zeigt das Angebot für Handwerker an einem Beispiel aus dem Sanitärbereich.

Netto oder brutto: Wer welchen Preis sehen muss

Gegenüber Privatkunden müssen Sie den Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer angeben (§ 3 Preisangabenverordnung). Reine Nettopreise genügen hier nicht – der Endbetrag muss klar erkennbar sein. Die Vorlage weist deshalb immer den Gesamtbetrag inklusive Steuer aus.

Bieten Sie einem Unternehmen an, sind Nettopreise üblich. Machen Sie dann deutlich, dass die Umsatzsteuer hinzukommt, zum Beispiel mit „Alle Preise zzgl. 19 % USt“. Kleinunternehmer berechnen keine Umsatzsteuer und nennen Endpreise mit einem Hinweis auf § 19 UStG. Die passenden Sätze stehen beim Angebot als Kleinunternehmer.

Wie lange Ihr Angebot gilt – und wann es Sie bindet

Wer ein Angebot abgibt, ist daran gebunden (§ 145 BGB). Nimmt der Kunde rechtzeitig an, ist der Vertrag zu Ihren Bedingungen geschlossen. Setzen Sie deshalb immer eine Frist. Ohne Frist gilt ein schriftliches Angebot nur so lange, wie Sie unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen dürfen – eine ungenaue Grenze, die Streit provoziert.

Zwei Fälle sollten Sie kennen: Sagt der Kunde erst nach Ablauf der Frist zu, gilt seine Zusage als neues Angebot. Sie können es annehmen oder neu kalkulieren. Und wer bei der Annahme etwas ändert („gern, aber 10 % günstiger“), lehnt Ihr Angebot ab und macht selbst ein neues.

Möchten Sie sich nicht festlegen, etwa weil Einkaufspreise schwanken, kennzeichnen Sie das Angebot als freibleibend:

Textbausteine für Einleitung und Schluss

Einleitung und Schlusssatz sind kurz, aber sie bestimmen den Ton. Nennen Sie am Anfang den Anlass und am Ende einen klaren nächsten Schritt.

Zahlungsbedingungen, Anzahlung und Skonto

Was Sie im Angebot zur Zahlung schreiben, wird mit der Annahme Teil des Vertrags. Ein fester Termin hat dabei einen Vorteil: Steht im angenommenen Angebot „zahlbar bis 15.12.2026“, gerät der Kunde nach diesem Tag auch ohne Mahnung in Verzug. Ein Zahlungsziel, das Sie erst einseitig in die Rechnung schreiben, hat diese Wirkung nicht ohne Weiteres.

Bei größeren Aufträgen oder teurem Material ist eine Anzahlung üblich, etwa 30 % bei Auftragserteilung. Nennen Sie Höhe und Zeitpunkt ausdrücklich im Angebot. Wollen Sie Skonto gewähren, formulieren Sie die Bedingungen genau – den Skonto müssen Sie später auch in der Rechnung angeben.

Was 2 % Skonto bei Ihrem Betrag ausmachen, zeigt der Skonto-Rechner.

Nach dem Versand: nachfassen und abrechnen

Schicken Sie das Angebot als PDF per E-Mail und notieren Sie sich das Gültigkeitsdatum. Hat der Kunde nach einer Woche nicht reagiert, ist eine kurze Nachfrage kein Drängeln, sondern Service.

Kommt die Zusage, wandeln Sie das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Absender, Kunde und Positionen werden übernommen, Sie ergänzen nur Rechnungsnummer und Leistungsdatum. Können Sie keinen festen Preis nennen, ist ein Kostenvoranschlag die bessere Wahl: Er schätzt die Kosten, statt sie verbindlich festzulegen. Für Kunden im Ausland gibt es das Angebot auf Englisch.