Kleinunternehmer-Check 2026: Gilt § 19 UStG für Sie?

Die Grenzen seit 2025

Seit dem 01.01.2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

• Der Gesamtumsatz im Vorjahr lag bei höchstens 25.000 €.
• Der Gesamtumsatz im laufenden Jahr überschreitet 100.000 € nicht.

Für 2026 heißt das: Umsatz 2025 bis 25.000 € und Umsatz 2026 bis 100.000 €. Die früheren Grenzen von 22.000 € und 50.000 € gelten nicht mehr. Wer im laufenden Jahr neu startet, darf im Gründungsjahr höchstens 25.000 € umsetzen – nicht 100.000 €. Hochgerechnet auf ein volles Jahr wird dabei nicht; es zählt der tatsächliche Umsatz.

Das Ergebnis richtig lesen

Im Beispiel oben lag der Umsatz 2025 bei 21.400 €, für 2026 werden 38.000 € erwartet. Ergebnis: 2026 sind Sie Kleinunternehmer, denn beide Grenzen sind eingehalten. Für 2027 gilt das aber nicht mehr, weil 2026 dann das Vorjahr ist und über 25.000 € liegt. Ab dem 01.01.2027 schreiben Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer.

Was zum Umsatz zählt

• Netto, nicht brutto: Maßgeblich sind die Entgelte ohne Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer ist das ohnehin Ihr Rechnungsbetrag.
• Der Zahlungseingang zählt: Entscheidend ist, wann das Geld eingeht, nicht das Rechnungsdatum. Eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört zum Umsatz des neuen Jahres.
• Alle Tätigkeiten zusammen: Fotografie im Nebenberuf und ein kleiner Onlineshop werden addiert.
• Nicht mitgerechnet werden unter anderem bestimmte steuerfreie Umsätze wie Heilbehandlungen oder Unterricht (§ 4 Nr. 14 und Nr. 21 UStG) sowie der Verkauf von Anlagevermögen, etwa des alten Firmenwagens.

Jahreswechsel: Welche Zahlung zählt wohin?

Weil der Zahlungseingang entscheidet, verschiebt sich Umsatz rund um Silvester leicht ins andere Jahr. Zwei Beispiele: Eine Rechnung vom 15.12.2026 über 1.800 €, die am 08.01.2027 bezahlt wird, zählt zum Umsatz 2027. Eine Anzahlung über 500 €, die am 20.12.2026 eingeht, zählt dagegen schon zu 2026 – auch wenn die Leistung erst im Januar folgt.

Liegen Sie knapp an der Grenze von 25.000 €, entscheidet dieser Zeitpunkt darüber, ob Sie im Folgejahr noch Kleinunternehmer sind. Tragen Sie im Check deshalb Ihre tatsächlichen Zahlungseingänge ein, nicht die Summe Ihrer Rechnungen.

Was beim Überschreiten passiert

Überschreiten Sie im laufenden Jahr die 100.000 € – im Gründungsjahr die 25.000 € –, endet die Steuerbefreiung sofort. Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist voll steuerpflichtig; die Umsätze davor bleiben steuerfrei.

Ein Beispiel aus dem Gründungsjahr: Eine Webdesignerin startet im März 2026 und hat bis Oktober 23.500 € eingenommen. Der nächste Auftrag über 2.400 € bringt sie auf 25.900 €. Dieser Auftrag ist bereits mit Umsatzsteuer abzurechnen, ebenso alle weiteren. Behalten Sie Ihren Umsatz deshalb laufend im Blick und prüfen Sie vor größeren Aufträgen, ob die Grenze erreicht wird.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Auf Ihre Rechnungen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Diese Formulierungen sind geeignet:

Weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Passiert es doch versehentlich, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag trotzdem dem Finanzamt. E-Rechnungen müssen Sie als Kleinunternehmer nicht ausstellen, empfangen können müssen Sie sie aber. Alle Pflichtangaben mit fertiger Vorlage finden Sie bei der Kleinunternehmer-Rechnung, für Angebote beim Angebot als Kleinunternehmer.

Freiwillig verzichten: Wann sich die Regelbesteuerung lohnen kann

Sie können auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, auch wenn Sie die Grenzen einhalten. Der Verzicht wird gegenüber dem Finanzamt erklärt, kann nicht widerrufen werden und bindet mindestens fünf Kalenderjahre. Interessant ist er vor allem, wenn Ihre Kunden überwiegend Unternehmen sind, die sich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen, oder wenn Sie hohe Anschaffungen planen: Nur mit Regelbesteuerung können Sie selbst Vorsteuer abziehen.

Verkaufen Sie dagegen vor allem an Privatkunden, ist die Befreiung meist ein Preisvorteil. Wie groß der Unterschied zwischen Netto- und Bruttopreis ausfällt, zeigt der MwSt-Rechner.

Typische Fehler beim Check

• Rechnungsdatum statt Zahlungseingang: Entscheidend ist, wann das Geld ankommt.
• Nebentätigkeiten vergessen: Alle unternehmerischen Umsätze einer Person zählen zusammen.
• Im Gründungsjahr mit 100.000 € rechnen: Dort gilt die Grenze von 25.000 €.
• Alte Grenzen verwenden: 22.000 € und 50.000 € sind seit 2025 überholt.
• Das Folgejahr übersehen: Mehr als 25.000 € in diesem Jahr bedeuten Regelbesteuerung im nächsten.

Der Check ersetzt keine Beratung. Bei mehreren Betrieben, steuerfreien Umsätzen oder einem Wechsel mitten im Jahr fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.