Rechnung als Kleinunternehmer schreiben

Was eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten muss

Seit 2025 gibt es für Kleinunternehmer eine eigene, kürzere Liste der Pflichtangaben in § 34a UStDV. Vorgeschrieben sind:

1. Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift sowie Name und Anschrift Ihres Kunden
2. Ihre Steuernummer, Ihre USt-IdNr. oder Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum
4. Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
5. der Betrag in einer Summe und ein Hinweis, dass die Leistung als Kleinunternehmer steuerfrei ist

Nicht mehr vorgeschrieben sind Rechnungsnummer, Leistungsdatum sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Wir empfehlen Nummer und Leistungsdatum trotzdem: Sie behalten den Überblick über Ihre Einnahmen, Zahlungen lassen sich eindeutig zuordnen, und viele Geschäftskunden fragen ohnehin danach. Die Vorlage vergibt die Nummer automatisch.

Das Beispiel oben zeigt eine kleine Fahrradwerkstatt, die für eine Firma drei Diensträder durchsieht: drei Inspektionen zu je 59 €, Bremsbeläge, zwei Schläuche und die Abholung. Der Gesamtbetrag von 267,80 € ist zugleich der Endpreis – es kommt keine Umsatzsteuer dazu.

Der Hinweis auf § 19 UStG – Formulierungen zum Kopieren

Ohne Hinweis sieht eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus wie ein Versehen. Es genügt, wenn die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig benannt ist. Die Vorlage druckt automatisch die ausführliche Fassung:

Kürzer geht es auch, etwa wenn auf dem Beleg wenig Platz ist:

Die bekannte Formel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ ist weiterhin verbreitet und bezieht sich eindeutig auf die Kleinunternehmerregelung. Seit 2025 sind Ihre Umsätze aber steuerfrei, und die neuen Formulierungen treffen das genauer. Vermeiden Sie Hinweise auf § 4 UStG – das ist die falsche Vorschrift – und ein bloßes „netto“ ohne Erklärung.

Grenzen 2026: Wer Kleinunternehmer sein kann

Für 2026 gilt: Ihr Gesamtumsatz 2025 lag bei höchstens 25.000 €, und Ihr Umsatz 2026 überschreitet 100.000 € nicht. Gezählt werden die tatsächlich eingenommenen Beträge ohne Umsatzsteuer, nicht das Datum auf der Rechnung. Haben Sie mehrere Tätigkeiten, rechnen Sie die Umsätze zusammen.

Ihre eigenen Zahlen prüfen Sie mit dem Kleinunternehmer-Check. Bis Ende 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 € und 50.000 € – viele ältere Muster im Netz sind deshalb veraltet. Auf die Kleinunternehmerregelung können Sie freiwillig verzichten; das bindet Sie dann aber mindestens fünf Kalenderjahre.

An Privatkunden oder an eine Firma

Für Privatkunden ist die Sache einfach: Sie zahlen den Betrag auf der Rechnung, und weil keine Umsatzsteuer enthalten ist, ist Ihr Preis der Endpreis. „Brutto“ und „netto“ sind bei Ihnen dasselbe. Eine Pflicht, Privatkunden eine Rechnung auszustellen, haben Sie in der Regel nicht. Kunden können aber eine Quittung verlangen, und eine ordentliche Rechnung erwarten die meisten ohnehin.

Geschäftskunden – wie die Firma mit den drei Diensträdern im Beispiel – können aus Ihrer Rechnung keine Vorsteuer abziehen. Für sie sind die 267,80 € also die volle Ausgabe. Für Leistungen an Unternehmen gilt auch für Kleinunternehmer: Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden.

Die E-Rechnungspflicht betrifft Sie beim Ausstellen nicht: Kleinunternehmer dürfen Rechnungen immer als PDF oder auf Papier verschicken, auch an Firmen und auch ab 2027. Empfangen müssen aber auch Sie E-Rechnungen können – das gilt für alle Unternehmer in Deutschland seit dem 1. Januar 2025.

Typische Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen

• Versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen: Der ausgewiesene Betrag wird dann dem Finanzamt geschuldet, obwohl Sie Kleinunternehmer sind. Korrigieren Sie die Rechnung mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, also Nummer und Datum nennt.
• Kein Hinweis bei kleinen Beträgen: Auch auf einer Rechnung bis 250 € muss der Hinweis auf die Steuerbefreiung stehen. Was dort sonst noch entfallen darf, lesen Sie bei der Kleinbetragsrechnung.
• „zzgl. MwSt.“ im Angebot: Schreiben Sie in Angeboten Endpreise und einen kurzen Hinweis auf § 19 UStG. Eine fertige Vorlage gibt es für das Angebot als Kleinunternehmer.
• Grenze aus dem Blick verloren: Prüfen Sie Ihren Umsatz regelmäßig, besonders im Gründungsjahr, in dem schon 25.000 € die Grenze sind.
• Private Steuer-ID statt Steuernummer: Auf die Rechnung gehört die Steuernummer aus dem Schreiben des Finanzamts zu Ihrer Tätigkeit, nicht die elfstellige Identifikationsnummer für die Einkommensteuer.
• Hinweis nach dem Überschreiten der Grenze stehen gelassen: Sobald Sie kein Kleinunternehmer mehr sind, weisen Sie Umsatzsteuer aus, und der Hinweis auf § 19 UStG entfällt. Schalten Sie die Kleinunternehmer-Option in der Vorlage dann aus.