Angebot für Gartenpflege schreiben – pro Einsatz oder Saison

Einzelauftrag oder Pflege für die ganze Saison?

Gartenpflege wird auf zwei Arten angefragt. Beim Einzelauftrag geht es um eine bestimmte Arbeit, etwa den Heckenschnitt im Juni oder das Laub im November. Beim Pflegevertrag übernehmen Sie den Garten für eine Saison und kommen regelmäßig. Für den Einzelauftrag reicht ein kurzes Angebot mit zwei oder drei Positionen. Die Saisonpflege braucht mehr Struktur:

Das Beispiel in der Vorlage ist ein Saisonangebot für einen Einfamilienhaus-Garten mit 350 m² Rasen und 30 m Hecke. Geschätzt sind 14 Mäheinsätze, zwei Heckenschnitte und 22 Stunden für Beete und Laub, dazu Mulch und Grünschnittentsorgung. Zusammen ergibt das 2.202,00 € netto und 2.620,38 € inklusive Umsatzsteuer für die Saison.

Leistungen genau beschreiben

Unklare Begriffe wie „Gartenpflege nach Bedarf“ führen zu Streit darüber, was im Preis steckt. Beschreiben Sie jede Leistung mit ihrer Bezugsgröße:

• Rasen: Fläche, ob Kanten geschnitten werden und was mit dem Schnittgut passiert.
• Hecke: Länge in laufenden Metern, Höhe, ob beidseitig und von oben, Zahl der Schnitte.
• Beete: Stunden oder Fläche, ob nur Unkraut entfernt oder auch Mulch ausgebracht wird.
• Laub: Flächen und Zeitraum, mit oder ohne Abfuhr.

Mindestens so wichtig ist, was nicht dazugehört. So wird aus dem Pflegevertrag nicht unbemerkt ein Umbauauftrag:

Wege, Terrassen und Einfahrten gehören in ein eigenes Angebot für Pflasterarbeiten.

So kalkulieren Sie den Preis je Einsatz

Ein fester Preis je Einsatz entsteht aus drei Teilen: der Arbeitszeit vor Ort, der Anfahrt und den Kosten für Maschinen und Treibstoff. Im Beispiel dauert das Mähen von 350 m² mit Kantenschnitt rund 40 Minuten. Bei einem Stundensatz von 44 € netto sind das etwa 29 €; anteilige Anfahrt sowie Maschinen- und Treibstoffkosten bringen den Preis je Einsatz auf 42 €. Rechnen Sie auch Leerlauf ein, zum Beispiel wenn der Rasen nach Regen erst später gemäht werden kann. Und prüfen Sie nach der ersten Saison, ob Ihre Schätzung gestimmt hat – dann wird das nächste Angebot genauer.

Arbeitskosten ausweisen: wichtig für den Steuerabzug

Für Privatkunden ist Gartenpflege in der Regel eine haushaltsnahe Dienstleistung nach § 35a EStG. Sie können 20 % der Arbeitskosten von ihrer Einkommensteuer abziehen, höchstens 4.000 € im Jahr für alle haushaltsnahen Dienstleistungen zusammen. Die Neuanlage eines Gartens gilt dagegen meist als Handwerkerleistung mit dem niedrigeren Höchstbetrag von 1.200 €. In beiden Fällen zählen nur Arbeitskosten, und der Kunde muss überweisen.

Deshalb ist im Beispiel die Trennung von Arbeits- und Materialkosten eingeschaltet. Der Arbeitsanteil beträgt 1.886,00 € netto, mit Umsatzsteuer 2.244,34 €. Daraus ergibt sich für den Kunden ein Steuervorteil von bis zu 448,87 €. Mulch und Entsorgung stehen bei den Materialkosten. Ordnen Sie Positionen, bei denen Sie unsicher sind, lieber dort ein – dann weist die Rechnung keinen zu hohen Arbeitsanteil aus.

Hausverwaltung oder Privatkunde?

Für Privatkunden nennen Sie den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer. Fragt eine Hausverwaltung für ein Mehrfamilienhaus an, sind Nettopreise mit dem Zusatz „zzgl. 19 % USt“ üblich. Hausverwaltungen legen die Kosten meist auf die Mieter um, die ihrerseits den Arbeitsanteil steuerlich nutzen möchten. Auch hier lohnt sich also die getrennte Ausweisung.

Bei größeren Anlagen schicken Hausverwaltungen oft ein eigenes Leistungsverzeichnis an mehrere Anbieter. Übernehmen Sie dann dessen Positionen und Mengen genau und setzen Sie nur Ihre Preise ein. Abweichungen oder bessere Alternativen bieten Sie getrennt an. So bleiben die Angebote vergleichbar, und Ihres fällt nicht wegen einer fehlenden Position aus der Wertung.

Gartenarbeit nebenbei: privat oder als Kleinunternehmer

Viele Gartenpflege-Angebote kommen von Menschen, die das nebenbei machen. Wer nur gelegentlich hilft, etwa einmal bei der Nachbarin den Rasen mäht, ist in der Regel kein Unternehmer. Solche Einkünfte sind nicht einkommensteuerpflichtig, wenn sie im Kalenderjahr zusammen weniger als 256 € betragen; ab 256 € ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Wer regelmäßig Gärten pflegt, ist selbstständig tätig, muss sich innerhalb eines Monats beim Finanzamt anmelden und kann, solange die Umsatzgrenzen eingehalten sind, die Kleinunternehmerregelung nutzen. Das Angebot enthält dann Endpreise ohne Umsatzsteuer – wie das aussieht, zeigt das Angebot als Kleinunternehmer.

Winterdienst und Zusatzleistungen ergänzen

Wer im Sommer den Garten pflegt, wird oft auch nach dem Winterdienst gefragt. Bieten Sie ihn als eigene Position oder eigenes Angebot an, mit klaren Angaben: welche Flächen geräumt und gestreut werden, ab welcher Schneehöhe oder bei welcher Glätte Sie ausrücken, zu welchen Uhrzeiten und ob das Streumittel enthalten ist. Bewährt hat sich eine Bereitschaftspauschale für die Saison plus ein Preis je Einsatz. Halten Sie jeden Einsatz mit Datum und Uhrzeit fest, zum Beispiel auf einem Stundenzettel – dann ist die Abrechnung später nachvollziehbar.