Abschlagsrechnung schreiben – mit Muster für Handwerk und Bau

Abschlag, Anzahlung, Schlussrechnung – die Begriffe

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen gilt steuerlich dasselbe: Wer Geld erhält, bevor die Gesamtleistung fertig ist, weist in der Rechnung Umsatzsteuer aus und zieht Betrag und Steuer später in der Schlussrechnung wieder ab. Der Unterschied liegt im Anlass:

Ob Sie Abschläge oder eine Anzahlung verlangen, legen Sie am besten schon im Angebot fest – mit Zahlungsplan und Prozentsätzen.

Das Beispiel: zweiter Abschlag bei einer Dachsanierung

Ein Dachdeckerbetrieb saniert für 38.000 € netto das Dach eines Einfamilienhauses. Der erste Abschlag über 9.000 € netto für Gerüst, Abriss und Entsorgung ist bezahlt. Jetzt sind Dämmung und Lattung fertig, und zwei Dachfenster lagern auf der Baustelle. Der zweite Abschlag listet genau diese Leistungen auf: 9.980 € netto, 1.896,20 € Umsatzsteuer, 11.876,20 € zu zahlen. Die Übersicht darunter zeigt Auftragssumme, bisher abgerechnete Beträge, diesen Abschlag und den offenen Rest von 19.020 € netto.

Weil der Kunde eine Privatperson ist und die Arbeit am Haus stattfindet, enthält die Rechnung den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht. Arbeits- und Materialkosten sind getrennt ausgewiesen. So sieht der Kunde, welcher Anteil für die Steuerermäßigung nach § 35a EStG in Frage kommt – mehr dazu bei der Handwerkerrechnung.

Was in eine Abschlagsrechnung gehört

Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung. Sie braucht alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und dazu einige Angaben, die sie als Zwischenabrechnung erkennbar machen:

• Eigene Rechnungsnummer: Jeder Abschlag bekommt eine neue, einmalige Nummer – die Schlussrechnung ebenfalls.
• Bezug zum Auftrag: Auftrag oder Angebot mit Datum, dazu die laufende Nummer des Abschlags.
• Leistungsstand: welche Arbeiten bis wann erbracht sind, so aufgestellt, dass der Kunde sie rasch prüfen kann. Ein Aufmaß oder Stundenzettel als Anlage hilft; nennen Sie die Anlage dann in der Rechnung.
• Leistungsdatum: für erbrachte Teile der Zeitraum; bei einer reinen Anzahlung der Tag der Zahlung, sofern er schon feststeht und vom Rechnungsdatum abweicht.
• Umsatzsteuer: Sie entsteht schon für den Voranmeldungszeitraum, in dem die Zahlung eingeht – deshalb wird sie ausgewiesen.
• Hinweis, dass die Gesamtleistung noch nicht vollständig erbracht ist.

Wie hoch darf ein Abschlag sein?

Feste Prozentsätze schreibt das Gesetz nicht vor. Beim Werkvertrag können Sie einen Abschlag in Höhe des Wertes verlangen, den Ihre erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen haben (§ 632a BGB). Ist ein Teil nicht vertragsgemäß, darf der Kunde einen angemessenen Betrag zurückhalten. Für Material, das Sie angeliefert oder eigens angefertigt haben, ist ein Abschlag nur möglich, wenn Sie dem Kunden das Eigentum übertragen oder eine Sicherheit leisten – deshalb der Vermerk bei den Dachfenstern im Beispiel.

Strengere Regeln gelten beim Verbraucherbauvertrag, etwa wenn Sie für eine Privatperson ein Haus bauen: Alle Abschläge zusammen dürfen höchstens 90 % der Gesamtvergütung erreichen, und beim ersten Abschlag steht dem Kunden eine Sicherheit von 5 % zu – auf Verlangen per Einbehalt. Wurde die VOB/B vereinbart, gelten zusätzlich deren eigene Regeln, etwa zu Fristen.

Die Schlussrechnung: Abschläge richtig abziehen

Am Ende stellen Sie die Gesamtleistung in Rechnung und ziehen jeden bezahlten Abschlag ab – und zwar den Nettobetrag und die darauf entfallende Umsatzsteuer (§ 14 Abs. 5 UStG). Ohne Nachträge sähe die Schlussrechnung im Beispiel so aus:

Waren die Abschläge höher als die tatsächliche Gesamtleistung, hat der Kunde ein Guthaben. Den zu viel gezahlten Betrag erstatten Sie in der Regel mit der Schlussrechnung zurück.

Sonderfälle: Kleinunternehmer, Firmenkunden, Zahlungsverzug

• Als Kleinunternehmer dürfen Sie ebenfalls Abschläge verlangen. Die Rechnung enthält dann keine Umsatzsteuer, sondern den Hinweis nach § 19 UStG – siehe Kleinunternehmer-Rechnung.
• Firmenkunden im Inland: Für Abschlagsrechnungen gelten dieselben E-Rechnungsregeln wie für jede andere Rechnung. Für Umsätze bis Ende 2026 ist ein PDF mit Zustimmung des Kunden noch zulässig.
• Abschlag nicht bezahlt: Ein Abschlag ist eine normale Forderung. Bleibt die Zahlung aus, schicken Sie eine Mahnung. Gegenüber Unternehmen fällt im Verzug auch hier die Pauschale von 40 € an.
• Gleiche Nummer für Abschlag und Schluss? Nein. Jede Rechnung braucht ihre eigene Nummer; in der Schlussrechnung verweisen Sie auf die Nummern der Abschläge.