Darf eine Rechnung auf Englisch sein?
Ja. Das Umsatzsteuergesetz schreibt für Rechnungen keine Sprache vor. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind – ob sie nun „Rechnungsnummer“ oder „Invoice No.“ heißen. Die Amtssprache beim Finanzamt ist allerdings Deutsch: Bei einer Prüfung kann das Finanzamt für fremdsprachige Belege eine Übersetzung verlangen (§ 87 Abs. 2 AO). Bei Englisch kommt das selten vor, ausschließen lässt es sich aber nicht.
Eine englische Rechnung lohnt sich, wenn Ihr Kunde kein Deutsch spricht oder seine Buchhaltung im Ausland sitzt – etwa bei Agenturen in den Niederlanden, Software-Firmen in Irland oder Kunden in der Schweiz. Auch Freelancer, die für internationale Teams in Deutschland arbeiten, rechnen oft auf Englisch ab.
Die Vorlage oben zeigt einen typischen Fall als Beispiel: Eine UX-Designerin aus Berlin berechnet einer Firma in Amsterdam 16 Stunden UX-Audit zu je 95 €, einen Workshop-Tag vor Ort für 760 € und die Bahnfahrt für 180 €. Zusammen sind das 2.460 € – ohne deutsche Umsatzsteuer, weil das Reverse-Charge-Verfahren gilt. Die niederländische USt-IdNr. des Kunden steht im Rechnungskopf, alle Bezeichnungen auf dem PDF erscheinen auf Englisch.
Die Pflichtangaben auf Englisch – Übersetzungstabelle
Diese Begriffe sind im internationalen Geschäftsverkehr üblich. Die Vorlage setzt sie automatisch, sobald die Dokumentsprache Englisch ist.
| Deutsch | Englisch | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnung | Invoice | „Bill“ klingt eher nach Restaurant |
| Rechnungsnummer | Invoice No. | einmalig und fortlaufend |
| Rechnungsdatum | Invoice date | |
| Leistungsdatum / Leistungszeitraum | Date of supply / Service period | Pflicht, auch wenn gleich dem Rechnungsdatum |
| Menge, Einheit, Einzelpreis | Quantity, Unit, Unit price | |
| Nettobetrag | Net amount / Subtotal | |
| Umsatzsteuer | VAT | nicht „Sales tax“ – das ist eine US-Steuer |
| Gesamtbetrag | Total / Amount due | |
| Fällig am | Due date | |
| Steuernummer | Tax number | |
| USt-IdNr. | VAT ID | bei EU-Geschäftskunden für beide Seiten nötig |
| Bankverbindung | Bank details | |
| Skonto | Cash discount | |
| Rechnungskorrektur | Credit note | siehe Gutschrift erstellen |
| Abschlagsrechnung | Progress invoice |
Kunde im EU-Ausland: Reverse Charge richtig angeben
Erbringen Sie eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, liegt der Leistungsort in der Regel beim Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG). Sie berechnen dann keine deutsche Umsatzsteuer – die Steuer schuldet Ihr Kunde in seinem Land. Für diese Rechnung gelten zusätzliche Pflichten (§ 14a Abs. 1 UStG):
- Pflichthinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ – auf Deutsch, auch auf einer englischen Rechnung. Die Ergänzung „Reverse charge“ ist üblich.
- Beide USt-IdNrn.: Ihre eigene und die Ihres Kunden. Die Nummer des Kunden tragen Sie im Formular beim Empfänger ein; sie erscheint dann im Rechnungskopf.
- Frist: Die Rechnung muss bis zum 15. des Folgemonats ausgestellt sein – für einen Auftrag im Oktober also bis zum 15. November.
- Kein Steuerbetrag: Alle Positionen laufen mit 0 %, die Summe ist zugleich der Zahlbetrag.
Im Beispiel steht dieser Satz bereits als Steuerhinweis unter der Summe. Liefern Sie Waren statt Dienstleistungen in ein anderes EU-Land, gelten andere Regeln. Und für Kunden in der Schweiz, einem Drittland, lautet der Hinweis anders – mehr dazu unter Rechnung in die Schweiz.
Englische Rechnung an Kunden in Deutschland oder an Privatkunden
Die Sprache ändert nichts an der Steuer. Schreiben Sie einer Firma in Hamburg auf Englisch, berechnen Sie wie gewohnt 19 % oder 7 % und weisen den Betrag als „VAT 19 %“ aus. Zwischen Unternehmen im Inland gelten zudem die Regeln zur E-Rechnung: Für Umsätze bis Ende 2026 darf die Rechnung noch als PDF verschickt werden, wenn der Kunde zustimmt; 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Die PDFs aus dieser Vorlage sind keine E-Rechnungen. Rechnungen an Kunden im Ausland sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.
Privatkunden im EU-Ausland erhalten für Dienstleistungen meist eine Rechnung mit deutscher Umsatzsteuer, weil der Leistungsort dann in der Regel in Deutschland liegt. Für digitale Leistungen an Privatleute gibt es Sonderregeln; diesen Fall sollten Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater klären.
Als Kleinunternehmer auf Englisch abrechnen
Auch als Kleinunternehmer dürfen Sie auf Englisch schreiben. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung muss eindeutig sein – am sichersten drucken Sie ihn zweisprachig:
Ausnahme: Für Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland gilt auch für Kleinunternehmer in der Regel der Reverse-Charge-Hinweis von oben, nicht der Hinweis nach § 19 UStG. Was sonst auf die Rechnung gehört, zeigt die Kleinunternehmer-Rechnung.
Textbausteine für englische Rechnungen
Diese Sätze können Sie in das Feld für Einleitung oder Schlusstext übernehmen:
Ein vereinbartes Skonto gehört übrigens zu den Pflichtangaben – auch auf Englisch muss es auf der Rechnung stehen.
Typische Fehler bei englischen Rechnungen
- Datum im US-Format: „10/11/2026“ lesen Amerikaner als 11. Oktober, Europäer als 10. November. Schreiben Sie den Monat aus („30 October 2026“) oder bleiben Sie bei 30.10.2026.
- Komma und Punkt vertauscht: Im Englischen ist „1,234.56“ üblich, im Deutschen „1.234,56“. Bleiben Sie bei einer Schreibweise und setzen Sie die Währung immer dazu.
- Steuernummer und USt-IdNr. verwechselt: „Tax number“ ist die Steuernummer, „VAT ID“ die USt-IdNr. Bei EU-Geschäftskunden gehört die USt-IdNr. auf die Rechnung – Ihre und die des Kunden.
- Nur „Reverse charge“: Der deutsche Wortlaut „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ gehört immer dazu.
- Fremdwährung ohne Euro: Rechnen Sie in US-Dollar oder Pfund ab und weisen deutsche Umsatzsteuer aus, sollte der Steuerbetrag zusätzlich in Euro dastehen.
Sie möchten vorab ein Angebot schicken? Nutzen Sie das Angebot auf Englisch – nach dem Auftrag wandeln Sie es mit einem Klick in eine Rechnung um.
Häufige Fragen: Rechnung auf Englisch
Darf ich eine Rechnung auf Englisch schreiben?
Ja. Das Umsatzsteuergesetz schreibt keine Sprache vor, solange alle Pflichtangaben enthalten sind. Das Finanzamt kann bei einer Prüfung aber eine Übersetzung verlangen.
Was heißt Leistungsdatum auf Englisch?
Üblich sind „Date of supply“ oder „Service date“, für einen Zeitraum „Service period“. Die Angabe ist auch auf englischen Rechnungen Pflicht, selbst wenn sie mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Wie schreibe ich Reverse Charge auf eine englische Rechnung?
Drucken Sie den deutschen Pflichtsatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und ergänzen Sie „Reverse charge“. Außerdem gehören Ihre USt-IdNr. und die Ihres Kunden auf die Rechnung.
Heißt Mehrwertsteuer auf Englisch VAT oder Tax?
Für die deutsche Umsatzsteuer ist „VAT“ (Value Added Tax) richtig. „Sales tax“ bezeichnet eine Steuer in den USA und passt nicht.
Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung auf Englisch?
Wie auf Deutsch, nur mit englischen Bezeichnungen und ohne Umsatzsteuer. Den Hinweis auf § 19 UStG drucken Sie am besten zweisprachig, damit er eindeutig bleibt. Für Firmenkunden im EU-Ausland gilt in der Regel stattdessen der Reverse-Charge-Hinweis.
Muss ich eine englische Rechnung ins Deutsche übersetzen?
Nicht von sich aus. Eine Übersetzung brauchen Sie nur, wenn das Finanzamt sie verlangt – bei Rechnungen auf Englisch kommt das selten vor.
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