Wann Handwerker einen Stundenzettel brauchen
Viele Aufträge im Handwerk werden nicht pauschal, sondern nach Aufwand abgerechnet: Reparaturen, Wartung, Arbeiten im Bestand, Zusatzleistungen auf der Baustelle. Für diese Stundenlohnarbeiten – oft Regiearbeiten genannt – ist der Stundenzettel Ihr wichtigster Beleg. Er zeigt dem Kunden, wofür er bezahlt, und Ihnen, was Sie abrechnen können.
Gegenüber dem Kunden ist ein Stundenzettel gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ohne Nachweis wird es aber schwer, Stunden durchzusetzen, wenn der Kunde die Rechnung anzweifelt. Für Ihre eigenen Beschäftigten kann außerdem eine Aufzeichnungspflicht bestehen – dazu unten mehr.
Die Vorlage oben ist ein Stundenlohnzettel für die Erneuerung einer Steigleitung: drei Arbeitstage mit Beginn, Ende und Pause, zusammen 18,5 Stunden zu je 58 € netto, also 1.073,00 € netto (Beispielwerte). Das verbrauchte Material steht im Schlusstext, darunter unterschreiben Monteur und Auftraggeber.
Was auf den Stundenlohnzettel gehört
- Auftrag und Baustelle: Kunde, Adresse, Auftrags- oder Angebotsnummer.
- Datum und Namen der eingesetzten Mitarbeiter – bei mehreren Monteuren eine Zeile pro Person.
- Beginn, Ende, Pause und Dauer für jeden Tag.
- Ausgeführte Arbeiten konkret beschrieben.
- Material mit Menge, wenn es nicht schon im Auftrag pauschal enthalten ist.
- Geräte und Maschinen mit Einsatzzeit, falls Sie sie gesondert berechnen.
- Fahrzeit in einer eigenen Zeile, wenn sie vereinbart ist.
- Unterschrift des Auftraggebers oder seines Vertreters vor Ort, mit Datum.
Unklar oder prüfbar?
| Unklar | Prüfbar |
|---|---|
| Diverse Arbeiten Keller | Steigleitung DN 20 demontiert, 6 m neu verlegt und gepresst |
| Material | 6 m Kupferrohr 22 mm, 4 Pressfittings |
| Fahrt | Fahrt Werkstatt – Baustelle, 0:30 Std. |
| Restarbeiten | Druckprüfung, Dämmung angebracht, Abnahme mit Hausmeister |
Pro Einsatz, pro Tag oder pro Woche?
Bei einer kleinen Reparatur genügt ein Zettel pro Einsatz, den der Kunde direkt nach der Arbeit unterschreibt. Auf längeren Baustellen hat sich ein Wochenzettel pro Monteur bewährt: Jeder trägt seine Zeiten täglich ein, am Ende der Woche zeichnet der Auftraggeber ab. Ist die VOB/B vereinbart, richtet sich der Rhythmus nach der Verkehrssitte – werktäglich oder wöchentlich, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
VOB/B: Fristen für Stundenlohnzettel
Haben Sie mit Ihrem Kunden die VOB/B vereinbart, gelten feste Regeln (§ 15 Abs. 3 und 4 VOB/B):
- Stundenlohnzettel reichen Sie je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich ein.
- Der Auftraggeber gibt sie unverzüglich, spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang, bescheinigt zurück.
- Gibt er sie nicht fristgemäß zurück, gelten sie als anerkannt.
- Stundenlohnrechnungen stellen Sie alsbald, spätestens in Abständen von 4 Wochen.
Ohne VOB/B gibt es diese Anerkennung durch Schweigen nicht. Dann zählt allein, was Sie nachweisen können. Lassen Sie den Zettel deshalb möglichst noch am selben Tag gegenzeichnen.
Aufzeichnungspflicht für Ihre Mitarbeiter
Unabhängig vom Kunden gilt: Gehört Ihr Betrieb zum Baugewerbe, müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten aufzeichnen – spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Arbeit – und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 17 MiLoG). Für Minijobber gilt diese Pflicht in jedem Gewerk.
Ein Stundenzettel mit Beginn, Ende und Pause kann beide Zwecke erfüllen: Nachweis für den Kunden und Arbeitszeitaufzeichnung für Ihren Betrieb. Am einfachsten führt jeder Mitarbeiter seinen eigenen Zettel, und Sie fassen die Zettel für die Rechnung zusammen. Allgemeine Regeln zur Arbeitszeit, zu Pausen und zur Umrechnung in Dezimalstunden finden Sie beim Stundenzettel.
Vom Stundenzettel zur Rechnung
Mit „Als Rechnung übernehmen“ überträgt die Vorlage die Summe der Stunden und den Stundensatz in eine neue Rechnung. Dort ergänzen Sie das Material und prüfen das Leistungsdatum. Den unterschriebenen Stundenzettel können Sie der Rechnung als Anlage beifügen; die Rechnungsangaben dürfen sich auch aus mehreren Dokumenten ergeben, wenn die Rechnung auf die Anlage verweist.
Arbeiten Sie im Haushalt eines Privatkunden, zählen Ihre Stunden zu den Arbeitskosten, die er nach § 35a EStG steuerlich geltend machen kann: 20 % davon, höchstens 1.200 € Steuerermäßigung im Jahr. Weisen Sie Lohn und Material in der Handwerkerrechnung deshalb getrennt aus. Auf längeren Baustellen rechnen Sie Zwischenstände mit einer Abschlagsrechnung ab, statt bis zum Schluss zu warten.
Typische Fehler bei Stundenzetteln im Handwerk
- Erst am Monatsende schreiben: Erinnerungslücken sind der häufigste Streitpunkt.
- Unterschrift der falschen Person: Klären Sie bei Auftragsbeginn, wer auf der Baustelle gegenzeichnen darf, etwa Bauherr, Bauleiter oder Hausverwaltung.
- Materialbeschaffung als Arbeitszeit: Fahrten zum Großhandel nur abrechnen, wenn das vereinbart ist.
- Mehrere Monteure in einer Zeile: „2 Mann, 16 Std.“ ist schwer nachzuprüfen. Eine Zeile pro Person ist klarer.
- Doppelt abgerechnet: Arbeiten, die im Pauschalauftrag schon enthalten sind, gehören nicht zusätzlich auf den Stundenzettel.
Häufige Fragen: Stundenzettel Handwerker
Ist ein Stundenzettel für Handwerker Pflicht?
Gegenüber dem Kunden schreibt kein Gesetz einen Stundenzettel vor. Für eigene Beschäftigte im Baugewerbe und für Minijobber muss der Betrieb die Arbeitszeit aber nach dem Mindestlohngesetz aufzeichnen.
Muss der Kunde den Stundenzettel unterschreiben?
Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht, die Unterschrift ist aber Ihr bester Nachweis. Ist die VOB/B vereinbart, muss der Auftraggeber die Zettel innerhalb von 6 Werktagen bescheinigt zurückgeben.
Was passiert, wenn der Auftraggeber die Stundenzettel nicht zurückgibt?
Bei vereinbarter VOB/B gelten nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel als anerkannt. Ohne VOB/B gilt diese Regel nicht; dann müssen Sie die Stunden anders belegen.
Darf ich Fahrzeit auf den Stundenzettel schreiben?
Ob Fahrzeit bezahlt wird, hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Kunden ab. Steht sie im Auftrag, erfassen Sie sie in einer eigenen Zeile, getrennt von der Arbeit vor Ort.
Was ist ein Rapportzettel?
Ein anderes Wort für Stundenzettel oder Tagesbericht. Er hält fest, wer wann wie lange auf der Baustelle gearbeitet und welches Material verbraucht hat.
Wer darf den Stundenzettel auf der Baustelle unterschreiben?
Der Auftraggeber selbst oder eine Person, die er dazu bevollmächtigt hat – etwa sein Bauleiter oder die Hausverwaltung. Klären Sie bei Auftragsbeginn schriftlich, wer gegenzeichnen darf, sonst kann die Unterschrift später angezweifelt werden.
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