Kostenvoranschlag erstellen – Muster und Vorlage

Kostenvoranschlag oder Angebot – der Unterschied

Beide Dokumente nennen einen Preis, binden Sie aber unterschiedlich stark. Ein Angebot ist ein verbindlicher Antrag: Nimmt der Kunde an, gilt der angebotene Preis. Ein Kostenvoranschlag ist eine fachliche Schätzung. Er hilft dem Kunden bei der Entscheidung, abgerechnet wird am Ende aber der tatsächliche Aufwand.

Steht der Leistungsumfang von Anfang an fest, ist ein Angebot oft die klarere Wahl. Bei Reparaturen, Arbeiten im Bestand oder Aufträgen mit unbekannten Mängeln ist der Kostenvoranschlag fairer – für Sie und für Ihren Kunden.

Was in einen Kostenvoranschlag gehört

Für den Kostenvoranschlag gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben wie bei der Rechnung. Mit diesen Angaben ist er aber prüfbar und später leicht abzurechnen:

• Ihre Kontaktdaten und die des Kunden
• Datum und eine eigene Nummer (die Vorlage vergibt sie automatisch, etwa KV-2026-001)
• der Gegenstand – Gerät, Fahrzeug, Raum – und wie Sie den Aufwand ermittelt haben: Besichtigung, Aufmaß oder Diagnose
• Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, Material und Arbeitszeit getrennt
• Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag
• ein klarer Hinweis, ob der Kostenvoranschlag verbindlich oder unverbindlich ist
• die Gültigkeit und eine Zeile, mit der der Kunde den Auftrag erteilen kann

Im Beispiel oben schätzt eine Fahrradwerkstatt die Reparatur eines Dienst-E-Bikes: die Diagnose als Pauschale, Bremsbeläge, Kette und Kassette als Ersatzteile und 1,75 Stunden Arbeitszeit zu je 58 €. Zusammen sind das 254 € netto. Die Preise sind Beispielwerte – ersetzen Sie die Positionen einfach durch Ihre eigenen.

Verbindlich oder unverbindlich?

Ohne ausdrückliche Zusage ist ein Kostenvoranschlag in der Regel unverbindlich. Wird der Auftrag teurer, dürfen Sie mehr berechnen – aber nicht unbegrenzt. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren (§ 649 BGB). Er kann den Vertrag dann kündigen und zahlt nur die bis dahin geleistete Arbeit und Ihre Auslagen. Eine feste Prozentgrenze nennt das Gesetz nicht; Gerichte sehen die Schwelle meist bei etwa 15 bis 20 %.

Übernehmen Sie ausdrücklich die Gewähr für die Richtigkeit, ist der Kostenvoranschlag verbindlich. Dann dürfen Sie den Preis ohne Änderung des Leistungsumfangs nicht überschreiten. Die Vorlage druckt je nach Einstellung den passenden Satz. Für eigene Dokumente können Sie ihn hier kopieren:

Darf ein Kostenvoranschlag Geld kosten?

Im Zweifel nicht: Ein Kostenvoranschlag ist nach § 632 Abs. 3 BGB nicht zu vergüten. Möchten Sie für Diagnose, Besichtigung oder Ausarbeitung Geld verlangen, müssen Sie das vorher mit dem Kunden vereinbaren – am besten schriftlich, bevor Sie anfangen. Eine nachträgliche Rechnung für einen kostenlos angefragten Kostenvoranschlag hat in der Regel keine Grundlage, auch wenn der Kunde den Auftrag dann woanders vergibt.

Verwenden Sie diesen Satz nur, wenn die Gebühr tatsächlich vereinbart ist. Sonst schreiben Sie, dass die Erstellung kostenlos ist – so wie im Beispiel.

Netto oder brutto – und wie lange gültig?

Richtet sich Ihr Kostenvoranschlag an Privatkunden, nennen Sie den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer. Die Vorlage weist Netto, Steuer und Brutto getrennt aus, der Endbetrag ist also immer sichtbar. An Unternehmen genügt ein Nettopreis mit dem deutlichen Zusatz „zzgl. 19 % USt“. Als Kleinunternehmer schalten Sie die Umsatzsteuer ab; die Vorlage druckt dann den Hinweis nach § 19 UStG.

Eine gesetzliche Gültigkeitsdauer gibt es nicht. Ein Datum schützt Sie aber vor veralteten Preisen, denn Ersatzteile und Material werden teurer und Termine verschieben sich. Üblich sind einige Wochen, im Beispiel sind es 30 Tage. Läuft die Frist ab, schätzen Sie neu, statt den alten Preis stillschweigend weiterzuführen.

Wenn es teurer wird: Mehrkosten anzeigen

Melden Sie sich, sobald Mehrkosten absehbar sind – nicht erst mit der Rechnung. Schreiben Sie kurz, was Sie festgestellt haben, was es zusätzlich kostet und ob der Kunde zustimmt. So eine Nachricht kann zum Beispiel so aussehen:

Häufige Fehler

• Nur eine Gesamtsumme ohne Positionen – der Kunde kann weder vergleichen noch nachfragen.
• Kein Hinweis, ob der Kostenvoranschlag verbindlich ist.
• Eine Gebühr berechnen, die nie vereinbart wurde.
• Mehrkosten erst auf der Rechnung erklären.
• Für die Versicherung die Umsatzsteuer nicht getrennt ausweisen – worauf es dort ankommt, steht beim Kostenvoranschlag für die Versicherung.

Ist der Auftrag erledigt, wandeln Sie den Kostenvoranschlag mit „In Rechnung umwandeln“ in eine Rechnung um. Absender, Kunde und Positionen bleiben erhalten; Sie passen nur die tatsächlichen Mengen an. Was die Rechnung zusätzlich braucht, lesen Sie bei der Rechnung für Dienstleistungen. Für Arbeiten am Haus finden Sie ein eigenes Muster beim Kostenvoranschlag für Handwerker.