Rechnung als Freiberufler oder Freelancer schreiben

Freiberufler, Freelancer, Selbstständige – eine Rechnung für alle

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet bei der Rechnung nicht zwischen freien Berufen und Gewerbe. Ob Sie als Übersetzerin, Architekt, Journalistin oder Webentwickler arbeiten: Es gelten dieselben Pflichtangaben. Der Unterschied liegt woanders – Freiberufler melden kein Gewerbe an und zahlen keine Gewerbesteuer.

Zu den freien Berufen zählen nach § 18 EStG unter anderem wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten sowie Berufe wie Ärztin, Rechtsanwalt, Ingenieurin, Architekt, Journalistin, Dolmetscher und Übersetzerin. „Freelancer“ ist dagegen kein Rechtsbegriff. Webdesign, Programmierung oder Grafik können freiberuflich oder gewerblich sein – das hängt vom Einzelfall ab. Für Ihre Rechnung spielt diese Einordnung keine Rolle.

Das Beispiel: Monatsabrechnung nach Stunden

Die Vorlage zeigt eine typische Freelancer-Rechnung: Ein Entwickler rechnet für Oktober 2026 insgesamt 44 Stunden zu je 85 € netto ab, aufgeteilt in Entwicklung und Abstimmung. Das ergibt 3.740,00 € netto, 710,60 € Umsatzsteuer und 4.450,60 € gesamt. Drei Dinge machen diese Rechnung für den Kunden leicht prüfbar:

• Leistungszeitraum statt Einzeldatum: Bei laufender Arbeit genügt der Zeitraum oder der Kalendermonat. Das Leistungsdatum entfällt damit nicht, es wird nur als Spanne angegeben.
• Konkrete Positionen: „Softwareentwicklung Online-Terminbuchung“ statt „IT-Leistungen“. Ihr Kunde soll erkennen, wofür er zahlt – und Sie vermeiden Rückfragen.
• Stundennachweis als Anlage: Eine Rechnung darf auf andere Dokumente verweisen, wenn sie diese eindeutig bezeichnet. Den Nachweis erstellen Sie mit dem Stundenzettel und übernehmen die Summe von dort direkt in die Rechnung.

Statt nach Stunden können Sie genauso gut nach Tagessätzen, Normzeilen, Wörtern oder als Projektpauschale abrechnen – so, wie Sie es mit Ihrem Kunden vereinbart haben. Wichtig ist nur, dass Art und Umfang der Leistung aus der Rechnung hervorgehen.

Steuernummer oder USt-IdNr.?

Auf die Rechnung gehört entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Viele Freiberufler nehmen die USt-IdNr., um die Steuernummer nicht an jeden Kunden weiterzugeben. Das ist ausdrücklich erlaubt und schützt vor Missbrauch.

Arbeiten Sie als Kleinunternehmer, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und schreiben stattdessen einen Hinweis auf § 19 UStG. Auch Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind dann keine Pflicht mehr, aber weiterhin sinnvoll. Die passende Vorlage finden Sie bei der Kleinunternehmer-Rechnung.

Einige Leistungen sind von der Umsatzsteuer befreit, etwa Heilbehandlungen oder Unterricht durch Privatlehrer. Dann steht statt der Steuer ein Hinweis auf die Befreiung auf der Rechnung.

Honorarnote, Honorarrechnung, Liquidation

In manchen Berufen heißt die Rechnung traditionell anders: Honorarnote bei Beratern und Kreativen, Liquidation bei Ärzten. Der Name spielt keine Rolle. Jedes Dokument, mit dem Sie eine Leistung abrechnen, ist umsatzsteuerlich eine Rechnung und braucht die Pflichtangaben – Nummer, Datum, Leistungszeitraum, Beträge und Steuer.

Gleiches gilt für Auslagen, die Sie mit dem Honorar abrechnen, zum Beispiel Reisekosten zum Kunden. Führen Sie sie als eigene Position auf, damit Honorar und Auslagen getrennt sichtbar sind.

Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe. Steht keins auf der Rechnung und ist nichts vereinbart, ist der Betrag sofort fällig. Nennen Sie trotzdem ein Datum: Dann wissen Sie genau, ab wann Sie mit einer freundlichen Zahlungserinnerung nachfassen können.

Nebenberuflich oder trotz Festanstellung

Auch wer angestellt ist, darf nebenher selbstständig arbeiten und Rechnungen schreiben. Steuerlich sind Sie damit Unternehmer: Melden Sie die Tätigkeit innerhalb eines Monats beim Finanzamt an. Bis die Steuernummer kommt, vergehen oft einige Wochen. Fehlt sie auf einer bereits verschickten Rechnung, holen Sie das mit einer Berichtigung nach, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Ein Geschäftskunde kann die Vorsteuer in der Regel erst aus der vollständigen Rechnung ziehen.

Viele nebenberufliche Freelancer bleiben mit ihrem Umsatz unter der Grenze der Kleinunternehmerregelung und rechnen deshalb ohne Umsatzsteuer ab. Das ist kein Muss – Sie können auch freiwillig mit Umsatzsteuer arbeiten, etwa wenn Ihre Kunden fast nur Unternehmen sind. Dieser Verzicht bindet Sie allerdings mindestens fünf Kalenderjahre.

Kunden im Ausland

Bei Aufträgen von Unternehmen aus dem Ausland ändert sich vor allem die Steuer. Für eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat weisen Sie in der Regel keine deutsche Umsatzsteuer aus. Die Rechnung braucht dann Ihre USt-IdNr., die USt-IdNr. des Kunden und diesen Pflichtsatz:

Ausstellen müssen Sie eine solche Rechnung bis zum 15. des Folgemonats. Für Kunden in der Schweiz gilt dieses EU-Verfahren nicht; eine Dienstleistung an ein Schweizer Unternehmen ist in Deutschland in der Regel nicht steuerbar. Wie Sie dafür abrechnen, zeigt die Rechnung in die Schweiz. Englischsprachige Rechnungen sind erlaubt – Vorlage und Begriffe finden Sie bei der Rechnung auf Englisch.